Estructura de Contenido
- Control de activo fijo en las empresas
- Pasos clave para el control de activos fijos en las empresas:
- Activos fijos
- Clasificación de activos fijos
- ¿Cómo mejorar el control de activo fijo?
- Sistema SAAF
Control de activos fijos en las empresas
El control de activos fijos en las empresas es fundamental para gestionar eficientemente los recursos tangibles que la organización posee y utiliza en sus operaciones a largo plazo, los activos fijos son aquellos bienes que una empresa adquiere con la intención de utilizarlos en la producción de bienes o servicios y que no están destinados para la venta inmediata y estos pueden incluir propiedades, terrenos, edificios, maquinaria, equipos, vehículos, entre otros.
Pasos clave para el control de activos fijos en las empresas
- Registro y clasificación: Se debe mantener un registro detallado de todos los activos fijos de la empresa, incluyendo información como la fecha de adquisición, el costo, la vida útil estimada, la depreciación y cualquier otra información relevante, los activos deben ser clasificados según su naturaleza y función.
- Identificación y etiquetado: Cada activo fijo debe tener un número de identificación único y claramente visible, lo cual facilita el seguimiento y la localización de los activos, especialmente en entornos con múltiples ubicaciones.
- Valoración y depreciación: Es crucial calcular y registrar la depreciación de los activos fijos a lo largo de su vida útil, la depreciación refleja la disminución del valor de un activo con el tiempo debido al desgaste, la obsolescencia u otros factores, se utilizan diferentes métodos de depreciación, como el lineal, el de saldo decreciente, etc.
- Inventarios periódicos: Realizar inventarios físicos regularmente para verificar la existencia y el estado de los activos fijos, esto ayuda a identificar posibles pérdidas, robos o deterioro.
- Seguimiento de movimientos: Registrar todos los movimientos de los activos, como transferencias entre departamentos, reparaciones, mantenimiento, venta o disposición.
- Control de acceso y seguridad: Implementar medidas de seguridad para proteger los activos fijos de posibles daños o robos, además, restringir el acceso a ciertos activos solo al personal autorizado.
- Utilización de software de gestión: Emplear sistemas y software especializados en gestión de activos fijos que faciliten el seguimiento, la valoración y el control de los mismos.
- Auditorías internas y externas: Realizar auditorías periódicas para verificar la exactitud de los registros y asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para el control de activos fijos.
Un adecuado control de activos fijos ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre mantenimiento, renovación, disposición o adquisición de nuevos activos, optimizando así el uso de los recursos y maximizando el valor de la empresa.
Activos fijos
Los activos fijos son aquellos bienes tangibles que una empresa posee y utiliza en sus operaciones con el propósito de generar ingresos y beneficios a lo largo de un período de tiempo prolongado, generalmente más allá de un año y estos activos están destinados a ser utilizados en lugar de ser vendidos como parte de las operaciones comerciales normales de la empresa.
Algunos ejemplos comunes de activos fijos incluyen:
- Propiedades y terrenos: Terrenos, edificios, oficinas, fábricas y cualquier otro tipo de propiedad inmobiliaria que sea propiedad de la empresa y se utilice para fines comerciales.
- Maquinaria y equipo: Equipos de fabricación, herramientas, vehículos de transporte, maquinaria pesada y cualquier otro equipo utilizado en la producción o en la prestación de servicios.
- Mobiliario y enseres: Muebles de oficina, estanterías, equipos de cómputo, sistemas de comunicación, entre otros elementos utilizados en las instalaciones comerciales.
- Activos intangibles: Aunque no son tangibles, algunos activos fijos incluyen derechos de autor, patentes, marcas comerciales y otros derechos de propiedad intelectual que tienen valor a largo plazo y se utilizan en las operaciones comerciales.
- Activos inmovilizados en curso: Son activos en proceso de construcción, como edificaciones o maquinaria en fase de montaje o instalación.
- Activos naturales: Bosques, reservas naturales, yacimientos minerales o cualquier recurso natural que sea explotado por la empresa.
Estos activos fijos se mantienen en los libros contables de la empresa durante un período prolongado y se deprecian a lo largo de su vida útil para reflejar su desgaste, obsolescencia u otros factores que disminuyan su valor con el tiempo.
Clasificación de activos fijos
La clasificación de activos fijos es un proceso fundamental en la gestión empresarial que implica categorizar y organizar los bienes tangibles utilizados para las operaciones comerciales a largo plazo, dicha clasificación se basa típicamente en distintos criterios, como la función que desempeñan en la empresa, su naturaleza, vida útil, valor o su capacidad para generar ingresos.
Al categorizar los activos fijos, las empresas pueden tener una mejor comprensión de su estructura de activos, facilitando la evaluación de su rendimiento, la planificación de mantenimiento, la valoración de la depreciación y la toma de decisiones estratégicas en relación con la adquisición, renovación o disposición de estos activos.
Los activos tangibles e intangibles son dos categorías principales de activos que una empresa puede poseer, la diferencia clave entre ellos radica en su naturaleza física o su ausencia de ella:
- Activos Tangibles: Son activos físicos que tienen una existencia palpable y pueden ser tocados o vistos, estos activos tienen una forma física concreta y representan bienes materiales, algunos ejemplos comunes de activos tangibles incluyen terrenos, edificios, maquinaria, equipo, inventario, vehículos, entre otros, estos activos son generalmente más fáciles de valorar y se pueden vender o intercambiar directamente.
- Activos Intangibles: Por el contrario, los activos intangibles carecen de una forma física y no son tangibles, a menudo representan derechos o beneficios que tienen un valor económico para la empresa, ejemplos de activos intangibles incluyen patentes, marcas registradas, derechos de autor, goodwill (valor de la reputación de la empresa), software, conocimientos técnicos, secretos comerciales y cualquier otro tipo de propiedad intelectual, estos activos suelen ser más difíciles de valorar debido a su naturaleza no física y su valor puede estar asociado con el tiempo y el contexto del mercado.
Ambos tipos de activos son importantes para una empresa y pueden contribuir significativamente a su valor y éxito, la gestión adecuada de ambos tipos de activos es crucial para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo de una organización.
¿Cómo mejorar el control de activos fijos?
Mejorar el control de activos fijos en una empresa implica implementar procesos más eficientes y precisos para gestionar, monitorear y mantener estos activos.
Inventario exhaustivo y actualizado:
Realizar un inventario completo y preciso de todos los activos fijos de la empresa, incluyendo su ubicación, estado, número de serie y valor. Mantener este inventario actualizado regularmente.
Etiquetado y seguimiento:
Asignar etiquetas o códigos de identificación a cada activo fijo para facilitar su seguimiento y localización, utilizar sistemas de escaneo de códigos de barras o tecnología de RFID (Identificación por Radiofrecuencia) para mejorar la eficiencia en el seguimiento de activos.
Software de gestión de activos:
Implementar un sistema de software especializado en gestión de activos fijos que permita mantener registros precisos, realizar un seguimiento de la depreciación, programar mantenimientos y generar informes detallados sobre los activos.
Procesos de control y seguridad:
Establecer procedimientos y políticas claras para el control de acceso a los activos fijos, así como para su uso, mantenimiento y disposición, reforzar la seguridad física para proteger los activos contra robos, daños o pérdidas.
Auditorías periódicas:
Realizar auditorías internas periódicas para verificar la exactitud de los registros de activos fijos y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.
Capacitación del personal:
Proporcionar capacitación regular al personal sobre la importancia del control de activos fijos, los procedimientos de registro y seguimiento, así como el uso adecuado de herramientas y sistemas de gestión.
Automatización de procesos:
Utilizar tecnologías y herramientas automatizadas para agilizar los procesos de control, seguimiento y mantenimiento de los activos, lo que reduce errores y aumenta la eficiencia.
Gestión proactiva del ciclo de vida:
Evaluar regularmente el estado y la eficiencia de los activos fijos para determinar cuándo es necesario reemplazar, actualizar o dar de baja un activo, mantener un equilibrio entre la vida útil del activo y los costos de mantenimiento.
Colaboración interdepartamental:
Fomentar la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa para garantizar un seguimiento preciso de los activos fijos que puedan estar en uso en áreas distintas.
Al implementar estas estrategias, una empresa puede mejorar significativamente su capacidad para controlar y gestionar de manera efectiva sus activos fijos, lo que conduce a una mejor planificación financiera, reducción de pérdidas y toma de decisiones más informadas.
Software SAAF
El Software de Administración de Activos Fijos (SAAF) es una solución que facilita el seguimiento y la gestión actualizada de la ubicación y el estado de los activos fijos de tu empresa, lo cual te permitirá administrar de manera eficiente y sencilla cada uno de estos activos utilizando el software correspondiente.
Con tu información completa, podrás crear informes en tiempo real sobre todas tus actividades y quiénes pueden manejarlas. Mantener tus archivos actualizados garantiza un mayor control, lo que conlleva a una reducción en los costos.
Con SAAF
- Accede a la ficha de cualquier archivo escaneando su código QR desde cualquier dispositivo conectado a internet.
- Supervisa los cambios con autorizaciones y permisos basados en los perfiles de los usuarios.
- Personaliza el panel de control según tus preferencias.
- Genera códigos de barras y QR para identificación.
- Adapta los formatos de los módulos según las necesidades específicas de tu empresa.
- Acceso a la aplicación a través de Clouding o Web Service.
- Adjunta fotografías, facturas y documentos relevantes.
- Crea y administra varias empresas dentro de la plataforma.
- Gestiona y controla usuarios y sus perfiles correspondientes.
- Visualiza el historial de cambios por cada activo.
- Importa y exporta bases de datos de activos fijos.
- Genera vales de resguardo asignados a usuarios específicos.
