Para poder realizar un inventario de activo fijo es importante que se tenga un buen proceso de análisis y captura de la información de cada uno de los activos que se encuentran dentro de la empresa por lo que una buena forma de realizarlo es apoyarse del SAAF. 

cómo es el proceso de inventario con el saaf

Este es un software de administración de activo fijo que permite llevar el control de todos los activos que se encuentran dentro de una empresa, generar su código de identificación y llevar a cabo las depreciaciones de los activos fijos. 

Proceso de inventario tradicional

El proceso de inventario es una serie de pasos y procedimientos que una empresa sigue para contabilizar y gestionar sus existencias de productos o materias primas. Aquí hay una descripción general del proceso de inventario:

Planificación del Inventario:

  • Establecer la frecuencia del inventario: Determinar con qué frecuencia se realizarán los conteos de inventario (puede ser mensual, trimestral o anual).
  • Asignación de recursos: Asignar personal y recursos para llevar a cabo el proceso de inventario de manera eficiente.

Organización:

  • Clasificación de productos: Organizar los productos o materias primas en categorías para facilitar el proceso de conteo.
  • Etiquetado: Etiquetar claramente los productos con información como códigos de barras, números de serie o descripciones para evitar confusiones durante el conteo.

Cierre de Operaciones:

  • Suspensión de operaciones: Detener temporalmente las operaciones relacionadas con los productos en inventario para garantizar una captura precisa de los niveles de existencias.

Conteo Físico:

  • Realizar el conteo: Contar físicamente cada unidad de producto o materia prima en el almacén.
  • Registrar discrepancias: Documentar cualquier discrepancia entre los niveles teóricos y físicos de inventario.

Registro de Datos:

  • Actualización de sistemas: Ingresar los resultados del conteo físico en los sistemas de gestión de inventario.
  • Verificación de datos: Revisar y verificar que los datos ingresados sean precisos.

Análisis de Resultados:

  • Identificación de discrepancias: Analizar las discrepancias encontradas durante el conteo y determinar las posibles causas.
  • Resolución de problemas: Tomar medidas para corregir las discrepancias, ya sea ajustando registros, investigando posibles pérdidas o reabasteciendo inventarios bajos.

Informe de Inventario:

  • Generar informes: Preparar informes detallados sobre los resultados del inventario, incluyendo las variaciones encontradas y las acciones correctivas tomadas.

Reinicio de Operaciones:

  • Actualización de registros: Asegurarse de que los registros de inventario estén completamente actualizados en todos los sistemas.
  • Reanudar operaciones: Volver a poner en marcha las operaciones normales una vez que el proceso de inventario esté completo.

El proceso de inventario es esencial para garantizar una gestión eficiente de los recursos y mantener la precisión en los registros contables, lo que contribuye a una toma de decisiones informada y a la mejora continua de los procesos empresariales.

¿Cómo ayuda el SAAF en el proceso de inventario? 

Para que las empresas y compañías puedan realizar un inventario de sus activos de forma más rápida el SAAF brinda la posibilidad de subir la información que se tenga de otras bases de datos a través del módulo de importación de activos el cual consiste en los siguientes pasos: 

  1. En el módulo de activos de puede encontrar el botón de “agregar” el cual llevará a un formulario. 
  2. Una vez en el formulario agrega la información del activo, procura agregar todo los datos que se indican: número de serie, nombre, modelo, marca, indica el estado físico en el que se encuentra el activo, la fecha de compra, el país donde se compró el activo, seleccionar el nivel de activo en dado caso si se tiene un permiso de salida para este activo y agrega un descripción del activo. 
  3. Agrega un responsable del activo (este responsable está ubicado en el módulo de empleados) y la ubicación donde se encuentra el activo con el responsable. 
  4. Agrega un proveedor relacionado al activo, el precio que costó el activo, el tipo de moneda con el que se compró, el tipo de cambio (ejemplo pesos mexicanos su tipo de cambio seria 1), la condición de compra (si el activo es fue adquirido como nuevo o usado)  y el centro de costos al que pertenece.
  5. Agrega la cuenta contable, el tipo de activo, la fecha de aplicación, el estatus (en que estatus se encuentra el activo) y seleccionar  la depreciación financiera y la fiscal a la que pertenece el activo. 
  6. Si el activo cuenta con una póliza de seguro agrega la información del seguro seleccionando el check de asegurable.  
  7. Al llenar la información del activo. se generarán los códigos de barra o QR para las etiquetas de los activos fijos. 
  8. En la sección de subida de archivos se pueden agregar fotos del activo, facturas, entre otra información importante de almacenar  los archivos tienen como peso máximo 10 MB. 

La información del activo se guardará y aparecerá como parte del inventario de activos, además se pondrá imprimir la etiqueta con código de barras o QR del activo que se haya subido al sistema y de esta forma en caso de que exista alguna información que haya faltado o se haya actualizado se pueda realizar una reimpresión de la etiqueta. 

Adicional al módulo de activos el SAAF cuenta con un módulo de importación de activos en el cual se puede encontrar una hoja en formato de CSV la cual puede ser llenada al momento de realizar el inventario de los activos para después ser cargada al software. 

¿Cuáles son los beneficios de usar el software SAAF?

El SAAF puede traer grandes beneficios a las empresas al momento de realizar un inventario y control de activo fijo ya que este software permite almacenar toda la información de los activos, además de agregar fichas por activos, generar depreciaciones, realizar vales de resguardo, entre otros módulos.