Para poder realizar un inventario de activo fijo es importante que se tenga un buen proceso de análisis y captura de la información de cada uno de los activos que se encuentran dentro de la empresa por lo que una buena forma de realizarlo es apoyarse del SAAF.
Este es un software de administración de activo fijo que permite llevar el control de todos los activos que se encuentran dentro de una empresa, generar su código de identificación y llevar a cabo las depreciaciones de los activos fijos.
¿Cómo ayuda el SAAF en el proceso de inventario?
Para que las empresas y compañías puedan realizar un inventario de sus activos de forma más rápida el SAAF brinda la posibilidad de subir la información que se tenga de otras bases de datos a través del módulo de importación de activos el cual consiste en los siguientes pasos:
- En el módulo de activos de puede encontrar el botón de “agregar” el cual llevará a un formulario.
- Una vez en el formulario agrega la información del activo, procura agregar todo los datos que se indican: número de serie, nombre, modelo, marca, indica el estado físico en el que se encuentra el activo, la fecha de compra, el país donde se compró el activo, seleccionar el nivel de activo en dado caso si se tiene un permiso de salida para este activo y agrega un descripción del activo.
- Agrega un responsable del activo (este responsable está ubicado en el módulo de empleados) y la ubicación donde se encuentra el activo con el responsable.
- Agrega un proveedor relacionado al activo, el precio que costó el activo, el tipo de moneda con el que se compró, el tipo de cambio (ejemplo pesos mexicanos su tipo de cambio seria 1), la condición de compra (si el activo es fue adquirido como nuevo o usado) y el centro de costos al que pertenece.
- Agrega la cuenta contable, el tipo de activo, la fecha de aplicación, el estatus (en que estatus se encuentra el activo) y seleccionar la depreciación financiera y la fiscal a la que pertenece el activo.
- Si el activo cuenta con una póliza de seguro agrega la información del seguro seleccionando el check de asegurable.
- Al llenar la información del activo. se generarán los códigos de barra o QR para las etiquetas de los activos fijos.
- En la sección de subida de archivos se pueden agregar fotos del activo, facturas, entre otra información importante de almacenar los archivos tienen como peso máximo 10 MB.
La información del activo se guardará y aparecerá como parte del inventario de activos, además se pondrá imprimir la etiqueta con código de barras o QR del activo que se haya subido al sistema y de esta forma en caso de que exista alguna información que haya faltado o se haya actualizado se pueda realizar una reimpresión de la etiqueta.
Adicional al módulo de activos el SAAF cuenta con un módulo de importación de activos en el cual se puede encontrar una hoja en formato de CSV la cual puede ser llenada al momento de realizar el inventario de los activos para después ser cargada al software.
¿Cuáles son los beneficios de usar el software SAAF?
El SAAF puede traer grandes beneficios a las empresas al momento de realizar un inventario y control de activo fijo ya que este software permite almacenar toda la información de los activos, además de agregar fichas por activos, generar depreciaciones, realizar vales de resguardo, entre otros módulos.