Para las empresas y fábricas es importante que se hagan inventarios de activos fijos de manera constante, lo que permite que se lleve un mejor control y se tenga un buen conocimiento del estado en el que se encuentran los activos, es por esto que la constancia y el cuidado al momento de realizarlo es importante.
Procura tener documentos de respaldo
Es importante que se tenga toda la documentación respaldada tanto en una versión digital como en un software que permita almacenar los documentos importantes, esto ayudará al momento de realizar auditorías y tener un trazo de los movimientos o registros de entradas y salidas de los activos, al igual que de las depreciaciones.
Realiza el inventario en una fecha programada
Programar la realización del inventario en una fecha determinada ayudará a que se haga en tiempo y forma y el personal esté preparado para realizarla, con los documentos necesarios y los activos que se vayan a inventariar o revisar el estado en el que se encuentran.
Usa un software de control de activos
Al hacer uso de un software de control de activos tienes la posibilidad de tener un historial de la información por activos, además de poder generar las depreciaciones y actualizar de una forma más rápida la información de los activos que se encuentren dentro de la empresa.
Procura mantener actualizado el inventario
Es importante que la empresa actualice de una forma constante el inventario de activos fijos, ya que es preferente que en cuanto lleguen nuevos activos se ingresen al sistema de información y se guarden respaldos de los archivos del activo, además de colocarle su placa o etiqueta de identificación.
Realiza una depuración constante
Otro punto que se debe considerar es que es importante que se den de baja los activos que ya no se usarán y que estas bajas se registran en el control de activos fijos, esto con el propósito de que no se sigan depreciando y no se generen datos erróneos ya que esto puede ocasionar un cálculo incorrecto en el valor de la empresa.
Conoce la ubicación de los activos previo al inventario
Conocer la ubicación de los activos te ayudará a hacer el inventario de una forma más rápida, esto puede ser a través de la designación de un responsable por activos que tenga conocimiento de la ubicación de los mismos y que pueda actualizar los registros de los activos de manera constante.