Para poder llevar un control adecuado de los activos fijos que se encuentran en una empresa uno de los métodos más utilizados debido a su practicidad son las etiquetas identificadoras, estas deben ser colocadas en un lugar visible del activo y en las cuales se puede almacenar la información, además del número de serie y modelo.
En la actualidad existen muchos tipos de identificación de activos ya que pueden ser etiquetas o placas trabajados en diferentes materiales según el tipo de activo donde se requiera colocar y las condiciones del lugar.
Estos identificadores permiten almacenar la información más importante de cada uno de los activos y de esta manera poder llevar un control de su ubicación, estado y entradas y salidas, en caso de que sea un activo que se está en constante movimiento, por esto es importante que se capture la información de una forma adecuada al momento de la identificación de activos.
Estructura de contenido
¿Cuáles son los beneficios de la identificación de activos?
La principal ventaja de las etiquetas de activos es que nos permiten gestionar el proceso de gestión de activos desde su adquisición hasta su uso y mantenimiento, es más fácil hacer un seguimiento de los activos, leer la información de identificación y extraer la información relativa a los activos.
Resumen de beneficios de la identificación de activos:
- Ayuda al seguimiento de los costos de los activos
- Seguimiento del mantenimiento y del tiempo de inactividad
- Reducir la pérdida y el robo de activos
En una planta o empresa, los activos suelen cambiar de manos, lo que puede llegar a generar pérdidas, muchas veces estos activos son compartidos entre departamentos y necesitan ser trasladados, es por esto que también las etiquetas facilitan que haya un seguimiento de estos traslados, estas etiquetas reducen el tiempo necesario y, por lo tanto, garantizan que la gente no se salte el paso de generar un registro de salida o entrada de activos.
¿Cuáles son los activos fijos que podemos identificar?
La necesidad de hacer un seguimiento de los activos viene de diferentes lugares, algunas pueden ser el costo, otras veces sería la utilidad y otro puede ser la necesidad de garantizar su uso.
Algunos activos pueden ser críticos para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones dentro de la empresa, por lo que si fallan o no están disponibles suponen un riesgo, así como algunas responsabilidades que pueden ser monetarias, en algunos casos, podría asegurar que no se pierdan o sean robados, ya que puede ser fácil perderlos de vista.
Máquinas, equipos y herramientas: Hay una amplia gama de máquinas y equipos, desde los más grandes hasta los más pequeños, que se etiquetan. Las máquinas industriales, como las turbinas, los transformadores, las carretillas elevadoras, las herramientas eléctricas y muchas otras, suelen ser marcadas.
Equipos de oficina: Los dispositivos personales proporcionados a los empleados, como portátiles, ordenadores de sobremesa, impresoras, televisores, equipos de conferencia e incluso teléfonos, se etiquetan. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los gastos a efectos contables y fiscales y a calcular la depreciación de los activos.
Vehículos: Hay varios tipos de vehículos que una empresa puede tener, algunos pueden ser para visitas a la oficina, otros furgonetas, camiones y grúas móviles como componentes importantes dentro del negocio, etiquetar y hacer un seguimiento de estos elementos es esencial para garantizar que se mantengan adecuadamente y estén disponibles cuando se necesiten.
Errores que se tienen que evitar en la identificación de activos
Es muy fácil tener un descuido al realizar el seguimiento de los activos, algunos de los errores comunes que hay que evitar serían:
- Permitir movimientos de activos sin registros
- Mantener un inventario inexacto de los activos
- No realizar auditorías físicas de manera periódica
La información es la clave de cualquier sistema de gestión de activos, pero ninguna información es útil si resulta ser inexacta, por lo tanto, el aspecto crítico de un sistema de gestión de activos o de cualquier proceso de seguimiento de activos es la exactitud de los datos recogidos en relación con los activos, especialmente en lo que respecta a su ubicación actual, ya que es una de las piezas más dinámicas de información sobre los activos.
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