Inventario de activos fijos

Estructura de Contenido

Inventario de activos fijos
Gestión de inventario de activos fijos
Tipos de inventario
Beneficios de contar con inventarios de activo fijo
Sistemas de seguimiento de activos fijos

El inventario de activos fijos es un registro detallado y sistemático que una organización mantiene para documentar y seguir la propiedad tangible de la empresa, los activos suelen tener un período de uso prolongado y se utilizan para respaldar las operaciones comerciales a largo plazo, el inventario de activos fijos incluye elementos como terrenos, edificios, maquinaria, equipo, vehículos y otros bienes duraderos, su objetivo principal es mantener un control preciso de estos activos, registrar su valor, su ubicación, estado y vida útil, lo que facilita la gestión eficiente, la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas dentro de la empresa.

En el ámbito empresarial, los activos fijos comprenden elementos físicos con una vida útil superior a un año que contribuyen a la producción o provisión de bienes y servicios, dichos recursos abarcan desde mobiliario de oficina, herramientas y maquinaria hasta propiedades inmobiliarias y plantas industriales, mantener un registro actualizado y exacto de estos activos es fundamental para asegurar la estabilidad financiera de la empresa.

Gestión de inventario de activos fijos

La gestión del inventario de activos fijos es el proceso organizativo y de control que una empresa lleva a cabo para administrar y supervisar sus bienes tangibles a largo plazo.

Implica la adquisición, seguimiento, mantenimiento, evaluación y disposición adecuada de los activos fijos de la empresa, como edificios, terrenos, maquinaria, equipos, entre otros.

Esta gestión incluye la actualización constante de registros, el seguimiento del estado y ubicación de los activos, la valoración de su vida útil y la aplicación de políticas para garantizar un uso eficiente y la maximización del valor de estos activos en el tiempo, la correcta gestión del inventario de activos fijos es crucial para una planificación financiera sólida y una toma de decisiones estratégicas efectivas dentro de la organización.

Tipos de inventario

Inventario Físico: Un recuento manual de todos los activos fijos de la empresa constituye un inventario físico, es esencial actualizar regularmente este inventario para asegurar su precisión.
Inventario Contable: Un registro que detalla todos los activos fijos en posesión de la empresa es conocido como inventario contable, normalmente, este registro se actualiza cada año y su propósito principal es calcular la depreciación de dichos activos.
Inventario Electrónico: Un sistema automatizado, conocido como inventario electrónico, emplea códigos de barras y dispositivos de escaneo para monitorear los activos fijos, este tipo de inventario es comúnmente utilizado por empresas de mayor envergadura que requieren un seguimiento ágil de la ubicación de sus activos duraderos.
Inventario de Seguros: Un registro que lista todos los activos fijos de la empresa que cuentan con cobertura de seguro es conocido como inventario de seguros, usualmente, este registro se mantiene actualizado de manera periódica para asegurar su exactitud y garantizar que la empresa esté protegida ante posibles pérdidas.

Incluso existen inventarios como:

Inventario de materias primas: El inventario de materias primas se refiere a la reserva de materiales iniciales que una empresa requiere para la elaboración de sus productos finales, por lo general, este inventario abarca los componentes esenciales utilizados durante el proceso de producción, tales como metales, plásticos, sustancias químicas, tejidos y madera.
Inventario de trabajo en curso: El inventario de trabajo en curso (WIP) se refiere a la cantidad de productos que aún no han sido finalizados en una etapa específica de la cadena de producción, este inventario comprende componentes, partes parciales y productos en fase de elaboración dentro del proceso de fabricación.Inventario de productos terminados: El inventario de productos finalizados hace referencia a la reserva de artículos completamente elaborados y preparados para su comercialización, estos productos abarcan ítems tales como prendas de vestir, electrodomésticos, dispositivos electrónicos y mobiliario.

Beneficios de contar con inventarios de activo fijo

Establecer un inventario de activos fijos representa un sólido fundamento para el sistema de administración de activos, estos son algunos de los principales beneficios que se pueden obtener:

Precisión financiera: Los inventarios de activos fijos se enfocan en suministrar información financiera precisa, utilizada para la contabilidad de activos fijos y otros informes financieros, realizar auditorías anuales de los registros de activos contribuirá a mantener la precisión del inventario en la medida de lo posible.
Control: Igualmente, contribuyen a generar una comprensión completa y minuciosa sobre qué activos e inventario se encuentran disponibles, lo que facilita un mayor manejo de los activos, pues al tener un control más preciso, se está mejor preparado ante eventualidades financieras adversas o contratiempos inesperados, lo cual posibilita que su empresa tenga un crecimiento más sólido y exitoso.
Minimiza las pérdidas: Un sistema bien estructurado y efectivo contribuirá a reducir situaciones como el hurto y el deterioro de los bienes, al poner en práctica estrategias de mantenimiento preventivo para los activos de mayor valor, se está preservando su valor a lo largo del tiempo, implica que permanecerán disponibles durante periodos más extensos, evitando la necesidad de realizar compras adicionales.
Toma de decisiones acertadas: Facilitan la toma de decisiones más acertadas y fundamentadas para el desarrollo de tu empresa, contar con una visión integral de los activos de la compañía posibilita mejorar la planificación y elaborar presupuestos de manera más precisa.
Optimización de tiempo: Vigilar detalladamente los activos valiosos de tu empresa te permitirá ahorrar tiempo en la búsqueda de elementos específicos, adquisición de reemplazos y búsqueda de información sobre dichos activos, al tener toda la información centralizada, podrás explorar el inventario de manera ágil y eficiente.

Sistemas de seguimiento de activos fijos

Códigos de barras: Es probable que note que ciertos activos físicos que adquiere están marcados con un código de barras, existen aplicaciones que integran programas de escaneo que le permiten escanear y registrar estos elementos directamente desde su teléfono u otros dispositivos móviles, lo cual posibilita compartir información con otros miembros del equipo que emplean la misma aplicación.
RFID (Información por Radiofrecuencia): La aplicación de etiquetas de activos RFID posibilita la divulgación de la ubicación de sus activos, un sistema RFID está compuesto por una etiqueta que contiene un transpondedor de radio, junto con un receptor y un transmisor de radio, este método resulta especialmente beneficioso para empresas que necesitan una precisión total en el seguimiento de sus activos.
Sistema de GPS: También es factible emplear un sistema de localización que posiblemente todos conozcamos: el GPS, las ubicaciones GPS se transmiten a través de satélites de redes celulares, lo que permite utilizar dispositivos móviles para el seguimiento de activos y comunicarse a través de distancias, puede configurar una geovalla que le alerte cuando un activo se desplace fuera de un área específica, de esta manera, podrá saber si algo ha sido llevado a un lugar donde no se esperaba que estuviera, esta estrategia resulta beneficiosa para las empresas que requieren un registro preciso y en tiempo real de todos los miembros del equipo que utilizan estos dispositivos, como las compañías de transporte que dependen de sistemas de gestión de flotas.
Sistema SAAF (Software de Activo Fijo): Este sistema ayuda con la gestión de Activos fijos, pues cuenta con módulos de reportes detallados, trazabilidad de entradas, salidas y ubicación de activos fijos, responsables de los mismos, es cien por ciento seguro con la información que ahí se ingresa y desde cualquier dispositivo es posible visualizar la información de activos fijos de la empresa solo con tu usuario y acceso que el responsable te brinde.