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El control de activo fijo es uno de los puntos más importantes para nuestra empresa ya que permite conocer el estado en el que se encuentran los activos y su ubicación, esto a través de una serie de pasos que permiten tener la certeza de la cantidad de activos dentro de la empresa.
Mejorar el control de activos fijos es esencial para garantizar la eficiencia y la transparencia en la gestión patrimonial de una organización, en este contexto, se ofrecen varios consejos para optimizar dicho control.
Por su nivel de importancia es primordial tener ciertas consideraciones al momento de realizar el control de activos fijos como los que mencionaremos a continuación.
1. Considera un experto para realizar el control de activo fijo
Debido a la experiencia que se necesita para realizar control e inventarios de activos fijos es importante que sean realizados con personal que esté capacitado en la realización del control de activos, ya que ellos tomarán en cuenta todos los aspectos necesarios para su realización y seguirá los pasos indicados para que sea de forma completa y ordenada.
2. Ten un encargado de los activos fijos de la empresa
Es importante que la empresa determine a un encargado para el control de activo fijo, esto con el propósito de que una sola persona mantenga el orden al momento de realizar o actualizar el inventario de activo fijo, además de que esta persona puede consolidar toda la información, como fotos y facturas, y de esta forma generar reportes.
3. Mantén la información en un sólo lugar
Es importante que toda la información de los activos esté en un sólo lugar, esto con el propósito de que no esté regada y se tenga a la mano la información necesaria en caso de que haya movimiento de los activos.
4. Clasifica los activos
Otra cosa que puede ayudar a mantener los activos en orden es realizar una clasificación la cual puede basarse en propiedades, atributos o bien en el tipo de activos que se está catalogando.
5. Marca los activos con placas o etiquetas
Es importante que todos los activos estén marcados con una etiqueta de identificación, esto con el propósito de que se tenga la información del activo a la mano en caso de requerir o bien que sea un activo que entre y salga de forma constante de la empresa o a préstamos de equipo.
También esto será de gran ayuda al momento de realizar el control de activo fijo de la empresa, ya que se puede conocer con exactitud el estado de los mismos y toda la información que permitirá conocer su estado.
6. Actualiza de forma constante la información
Es importante que cada vez que ingresen nuevos activos a la empresa estos sean marcados con placas y etiquetas y sean ingresados al software, esto con el propósito de que cuando se haga el control de activo fijo sea más sencillo y cada vez menos tardado.
7. Realiza el control de activo fijo de forma constante
Dependiendo el tamaño que tenga la empresa será la constancia con la que se realice el control de activos, por lo general se recomienda que se haga cada uno o dos años, esto con el propósito de que se mantenga actualizada la información.
8. Apóyate de un software para control de activos
Un software de control de activos fijos ayudará a que tu empresa lleve de forma más ordenada el proceso, ya que estos softwares ayudarán a tener toda la información en un sólo lugar además de poder realizar acciones como alta y baja de activos, generar depreciaciones, generar reportes, hacer vales de resguardo, exportar bases de datos, generar placas y etiquetas, entre otros.
Ahora que ya conoces estas recomendaciones realiza un control de activos fijos de forma adecuada y ordenada al contar con todas las opciones que te brinda ANEPSA y el SAAF de forma conjunta.
