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El uso general del activo fijo en una empresa abarca una variedad de propósitos cruciales para su funcionamiento sostenible, estos activos, que incluyen desde maquinaria y equipos hasta edificios e intangibles como patentes, son esenciales para respaldar las operaciones comerciales a largo plazo.
El activo fijo no solo facilita la producción eficiente de bienes y servicios, sino que también contribuye a generar ingresos y fortalecer la posición competitiva de la empresa, además, actúa como garantía para asegurar financiamientos y refleja la capacidad de la organización para realizar inversiones estratégicas, a lo largo del tiempo, el mantenimiento, la depreciación y eventualmente, la disposición adecuada de estos activos son aspectos clave de su gestión, influyendo directamente en la salud financiera y en la capacidad de adaptación de la empresa a los cambios del entorno empresarial, entonces, el activo fijo desempeña un papel fundamental en el tejido operativo y financiero de una empresa, influyendo en su estabilidad y capacidad para alcanzar sus objetivos a largo plazo.
Control de activo fijo ¿qué es?
El control de activo fijo es una práctica esencial para las organizaciones que buscan administrar de manera efectiva sus recursos y propiedades tangibles a largo plazo, dicho proceso consiste en el seguimiento detallado y la gestión de los activos que tienen un valor significativo y una vida útil prolongada, como edificios, maquinaria, vehículos y equipo, esta disciplina implica la identificación única de cada activo, así como el registro y actualización constante de su estado, ubicación, depreciación y valor contable, a través de sistemas de gestión y tecnologías como el RFID.
Las organizaciones pueden automatizar y mejorar este proceso, permitiendo un monitoreo más eficiente y preciso de sus activos, lo cual no solo facilita la toma de decisiones estratégicas, sino que también garantiza el cumplimiento de regulaciones contables y fiscales, además, el control de activo fijo contribuye a optimizar la utilización de los recursos, prevenir pérdidas y maximizar la rentabilidad de la organización a largo plazo.
El control de activo fijo es una práctica esencial para la gestión eficaz de los recursos físicos de una organización y juega un papel crucial en su éxito y sostenibilidad a largo plazo.
¿Cómo se gestiona el activo fijo de manera tradicional?
Gestionar el activo fijo de una organización es crucial para asegurar su correcto funcionamiento y maximizar el valor de los recursos a largo plazo.
Aquí hay algunos pasos clave para la gestión de activos fijos:
- Identificación y Registro:
– Asigna un número único de identificación a cada activo fijo para facilitar su seguimiento y control.
– Registra información detallada sobre cada activo, incluyendo su descripción, fecha de adquisición, costo inicial, vida útil estimada y ubicación.
2. Depreciación y Valoración:
– Calcula la depreciación de cada activo a lo largo de su vida útil para reflejar adecuadamente su valor en los estados financieros.
– Actualiza regularmente el valor contable de los activos fijos para reflejar cambios en su estado, mejoras o depreciación acumulada.
3. Mantenimiento y Conservación:
– Establece un programa de mantenimiento preventivo para prolongar la vida útil de los activos y minimizar costos de reparaciones o reemplazos inesperados.
– Lleva un registro detallado de las actividades de mantenimiento, incluyendo fechas, costos y descripción de los trabajos realizados.
4. Inventario y Auditorías:
– Realiza inventarios periódicos para verificar la existencia y estado de los activos fijos.
– Realiza auditorías físicas y contables para asegurarte de que los registros coincidan con la realidad.
5. Tecnología y Software de Gestión:
– Utiliza sistemas de gestión de activos fijos, como software de seguimiento o plataformas RFID, para automatizar y agilizar el proceso de gestión.
– Estos sistemas pueden proporcionar información en tiempo real, facilitar la generación de informes y mejorar la precisión de los datos.
6. Disposición y Eliminación:
– Implementa un proceso adecuado para dar de baja y eliminar los activos fijos obsoletos o que ya no son útiles para la organización.
– Asegúrate de cumplir con regulaciones ambientales y legales al desechar o vender activos.
7. Planificación a Largo Plazo:
– Desarrolla un plan estratégico para la adquisición, mantenimiento y retiro de activos fijos, considerando el ciclo de vida y los objetivos de la organización.
8. Seguimiento y Mejora Continua:
– Monitorea regularmente el desempeño de los activos fijos y ajusta tu estrategia de gestión según sea necesario para optimizar el rendimiento y el valor.
Al seguir estos pasos y utilizar herramientas y tecnologías apropiadas, una organización puede gestionar de manera efectiva sus activos fijos, lo que contribuirá a una operación más eficiente y a la maximización del valor de sus recursos a lo largo del tiempo.
¿Qué es la tecnología RFID?
La tecnología RFID, que significa Identificación por Radiofrecuencia (Radio-Frequency Identification en inglés), es un sistema de identificación automática que utiliza etiquetas, también conocidas como tags o transpondedores, para almacenar y recuperar datos de manera remota mediante dispositivos llamados lectores RFID, dichas etiquetas contienen circuitos electrónicos y antenas que permiten la comunicación inalámbrica a corta distancia.
La tecnología RFID se utiliza en una variedad de aplicaciones en distintos sectores, como la gestión de inventario, la logística, el control de acceso, el seguimiento de productos, la gestión de activos, la identificación de animales, entre otros, pues su capacidad para identificar y rastrear objetos de manera eficiente y sin necesidad de contacto directo ha llevado a su adopción en diversas industrias para mejorar la eficiencia operativa y la visibilidad de la cadena de suministro.
¿Para qué actividades dentro de la empresa se puede utilizar una etiqueta RFID?
Es posible utilizar una etiqueta RFID en las siguientes actividades que ayudan a la empresa:
Mantenimiento: Contar con un historial detallado del uso de un activo fijo facilita llevar a cabo el mantenimiento de los activos no circulantes de manera más precisa y eficiente, lo cual posibilita la anticipación y resolución de posibles fallos de manera oportuna.
Tracking: Es bastante complicado llevar a cabo el seguimiento de activos fijos de otra manera, gracias a la tecnología RFID, es posible determinar con precisión la ubicación de los bienes en todo momento, incluso en el caso de aquellos que están en constante movimiento, como los vehículos.
Inventarios: La aplicación más evidente y común es la gestión de inventario, en consecuencia a las etiquetas RFID, es posible llevar a cabo el inventario en cuestión de minutos, obteniendo información precisa sobre cada uno de los activos fijos de la empresa, y requiriendo una cantidad mínima de personal para llevar a cabo esta tarea.
¿Cómo gestionar el activo fijo mediante tecnología RFID?
La tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia) puede ser una herramienta poderosa para gestionar activos fijos de manera eficiente.
La forma de hacerlo mediante esta tecnología es la siguiente:
Etiquetado con RFID:
– Asocia a cada activo fijo una etiqueta RFID única que contenga información relevante sobre el activo, como número de serie, fecha de adquisición, valor, etc.
Implementación de Lectores RFID:
– Coloca lectores RFID estratégicamente en lugares clave donde se requiera el monitoreo de los activos fijos, como almacenes, áreas de trabajo, salas de inventario, etc.
Registro y Actualización de Datos:
– Utiliza los lectores RFID para escanear los activos fijos en tiempo real y actualizar la base de datos central con información actualizada sobre la ubicación y el estado de los activos.
Automatización de Inventarios:
– Realiza inventarios automáticos utilizando la tecnología RFID, lo que permite una captura rápida y precisa de todos los activos fijos en un espacio determinado.
Seguimiento en Tiempo Real:
– La tecnología RFID proporciona información en tiempo real sobre la ubicación y el estado de los activos fijos, lo que facilita la localización y el seguimiento eficiente.
Alertas y Notificaciones:
– Configura sistemas de alertas que notifiquen automáticamente sobre cambios importantes en la ubicación o el estado de los activos fijos.
Auditorías y Verificaciones:
– Utiliza la tecnología RFID para llevar a cabo auditorías y verificaciones periódicas de los activos fijos, garantizando que los registros coincidan con la realidad.
Mantenimiento Programado:
– Programa recordatorios de mantenimiento preventivo basados en el uso y la duración de vida útil de los activos, utilizando la información recopilada a través de RFID.
Integración con Sistemas de Gestión:
– Integra la tecnología RFID con sistemas de gestión de activos para tener una visión completa y actualizada del estado de los activos fijos en toda la organización.
Reportes y Análisis:
– Utiliza los datos recopilados a través de RFID para generar informes y análisis que ayuden a tomar decisiones informadas sobre la gestión de activos fijos.
Al aprovechar la tecnología RFID, las organizaciones pueden mejorar significativamente la gestión de sus activos fijos, reduciendo pérdidas, optimizando el uso de recursos y garantizando un mantenimiento efectivo.
Esta tecnología proporciona una mayor visibilidad y control sobre los activos, lo que contribuye a una gestión más eficiente y rentable en el largo plazo.
¿Qué hace de la tecnología RFID una solución óptima para el control de activos fijos?
Es importante reafirmar que la tecnología RFID opera mediante ondas de radiofrecuencia, empleando etiquetas que contienen información acerca del objeto al que están asociadas, con esto una antena activa esta etiqueta y un controlador recibe la información, esta se transfiere a la nube y a un software donde se almacena y organiza para su posterior análisis, por lo cual es muy útil en el control de activo fijo, dicho procedimiento es viable gracias a las particularidades distintivas de esta tecnología:
- Posibilita la identificación individual de un elemento dentro de un conjunto.
- Cada etiqueta tiene la capacidad de almacenar datos superiores a 1 kilobyte e, incluso, puede ser reprogramada.
- Permite la lectura de información contenida en las etiquetas a distancias de hasta 10 metros sin necesidad de una línea de visión directa.
- Garantiza una lectura rápida de la información, procesando cada etiqueta en cuestión de microsegundos.
- Las etiquetas son adaptables a diversas superficies y a condiciones especiales, como exposición a temperaturas extremas, inmersión en agua, y pueden ser confeccionadas en materiales como papel, vidrio, tela o plástico y se pueden personalizar con la marca de la compañía.
- Ofrece un alto nivel de seguridad, ya que falsificar una de estas etiquetas resulta extremadamente difícil, especialmente si están ubicadas fuera del alcance visual de terceros.
- Poseen una vida útil prolongada en comparación con otras soluciones tecnológicas disponibles en el mercado.
Impacto financiero de las etiquetas RFID en tu empresa
- Optimiza el proceso de inversión en nuevos activos al proporcionar conocimiento sobre cuáles están en funcionamiento y cuáles no.
- A través de los datos obtenidos sobre su utilización, se puede determinar con mayor precisión la depreciación de cada activo.
- Facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, asegurando un adecuado registro de los activos.
- Mejora el cálculo del Retorno sobre la Inversión (ROI) para cada activo fijo.
- Permite una distribución más eficiente de las ganancias entre los accionistas.
- Ofrece información valiosa para la determinación de primas de seguros.
En SAAF podemos ayudarte con la gestión de activos fijos, conoce más sobre esta información o contacta a uno de nuestros asesores.
