- ¿Qué es la gestión de activos fijos?
- Importancia de un sistema de gestión de activos fijos
- ¿Cuál es el ciclo de vida de los activos fijos?
- Etapas de la gestión de activos fijos
¿Qué es la gestión de activos fijos?
La gestión de activos es el proceso de administrar, controlar y mantener los activos de una empresa, organización o individuo para maximizar su valor y rendimiento, los activos pueden ser tangibles, como equipos, propiedades, inventario, o intangibles, como propiedad intelectual, marcas comerciales o reputación.
Este proceso implica varias actividades, como la adquisición, mantenimiento, uso eficiente, depreciación, actualización, disposición y análisis de los activos, el objetivo principal de la gestión de activos es optimizar la inversión en los activos, garantizar su disponibilidad cuando se necesiten, minimizar los riesgos y costos asociados con su mantenimiento, y maximizar su valor durante todo su ciclo de vida.
En el ámbito empresarial, la gestión de activos es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, reducir gastos innecesarios, cumplir con regulaciones y normativas, así como para tomar decisiones informadas sobre inversiones futuras en activos para impulsar el crecimiento y la rentabilidad de la empresa.
Importancia de un sistema de gestión de activos fijos
Un sistema de gestión de activos fijos es fundamental para cualquier empresa u organización, ya que desempeña un papel crucial en el manejo efectivo, control y mantenimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida, la importancia radica en su capacidad para optimizar la inversión en activos, garantizar su disponibilidad y funcionamiento óptimo, minimizar riesgos legales y financieros, así como proporcionar datos precisos para la toma de decisiones estratégicas, este tipo de sistema no solo ayuda a cumplir con normativas y regulaciones, sino que también contribuye a la eficiencia operativa, a la planificación a largo plazo y a una valoración más precisa de la empresa, consolidando así su posición competitiva y su sustentabilidad en el mercado.
Un sistema de gestión de activos fijos es fundamental para las empresas y organizaciones por diversas razones:
- Optimización de recursos: Permite una mejor utilización de los activos fijos al gestionar su adquisición, mantenimiento y disposición de manera eficiente, ayuda a maximizar el valor de los activos y a minimizar costos innecesarios.
- Cumplimiento normativo y legal: Ayuda a cumplir con regulaciones y normativas relacionadas con la contabilidad, informes financieros, impuestos y estándares de seguridad, evitando posibles sanciones y problemas legales.
- Mejora en la toma de decisiones: Proporciona información valiosa sobre la vida útil, el rendimiento y el valor de los activos, lo que facilita la toma de decisiones informadas sobre inversiones, renovaciones, actualizaciones o desincorporaciones.
- Reducción de riesgos: Un sistema efectivo de gestión de activos fijos ayuda a identificar y mitigar riesgos asociados con el mantenimiento inadecuado, la obsolescencia, el incumplimiento normativo, entre otros.
- Eficiencia operativa: Optimiza los procesos al controlar y programar adecuadamente el mantenimiento preventivo y correctivo, lo que reduce el tiempo de inactividad de los activos y mejora su fiabilidad.
- Valoración precisa de la empresa: Proporciona una visión clara y detallada del valor de los activos en los estados financieros, lo que contribuye a una valoración más precisa de la empresa para inversores, prestamistas y otras partes interesadas.
- Planificación estratégica: Facilita la planificación a largo plazo al proporcionar información sobre la vida útil restante de los activos y su contribución al logro de los objetivos empresariales.
Un sistema de gestión de activos fijos ayuda a las empresas a administrar sus recursos de manera eficiente, cumplir con regulaciones, tomar decisiones fundamentadas y mejorar su rendimiento general.
¿Cuál es el ciclo de vida de los activos fijos?
El proceso completo de un activo se puede desglosar en cuatro etapas principales: la compra, uso, mantenimiento y finalización.
- La compra
En esta etapa, una entidad adquiere un activo, procurando obtener el mejor valor por su dinero, durante este proceso, es esencial considerar no solo el costo inicial de compra, sino también los gastos totales de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés). El TCO abarca no solo el precio de adquisición, sino también los gastos de mantenimiento, reparación y la depreciación.
Los activos más económicos podrían conllevar mantenimiento frecuente y una vida útil más corta, lo que a largo plazo podría generar mayores costos, en este punto, los especialistas en mantenimiento pueden proporcionar información valiosa sobre la fiabilidad y mantenibilidad del activo en cuestión, ayudando así en la toma de decisiones.
Para asegurar una toma de decisiones precisa, las empresas a menudo buscan asesoramiento de ingenieros consultores antes de realizar compras importantes, proyectos complejos pueden requerir un cuidadoso análisis con revisiones legales del vendedor y del activo en cuestión, una vez que se ha identificado y adquirido el activo más adecuado, comienza la gestión de estos activos, lo cual involucra tareas continuas como el mantenimiento, actualizaciones y la planificación de su obsolescencia para garantizar que sigan siendo útiles y se alineen con los objetivos empresariales, un proceso de adquisición efectivo permitirá a las organizaciones alcanzar el éxito a largo plazo y reducir su riesgo general.
- El uso
Una vez que se ha adquirido el activo, comienza su fase operativa, también conocida como etapa de explotación o implementación, durante esta fase, es crucial enfocarse en aprovechar al máximo el activo y minimizar cualquier tiempo en el que esté inactivo, una estrategia para lograrlo es implementar un plan de mantenimiento preventivo, este tipo de mantenimiento implica realizar inspecciones y revisiones periódicas del activo para detectar posibles problemas antes de que se manifiesten, el establecimiento de un programa de mantenimiento preventivo puede contribuir a prolongar la vida útil del activo y mejorar su confiabilidad.
Cuando se implementa un activo, es esencial garantizar que se use de acuerdo con su propósito previsto y que el personal reciba la formación necesaria para utilizarlo de manera segura y eficiente, un aspecto crucial en esta etapa es la instalación y puesta en marcha dado que este proceso puede ser costoso, es fundamental asegurarse de que la instalación se realice correctamente desde el principio.
Es crucial resaltar la participación activa de los profesionales de mantenimiento durante la fase de instalación de los activos destinados a su posterior uso, pues esto permitirá a los expertos asegurarse de que los activos se instalen considerando todas las condiciones que faciliten las futuras labores de mantenimiento, ya que podrán supervisar la instalación de puntos de lubricación y puntos de muestreo de aceite en los equipos donde estas acciones son requeridas.
- Mantenimiento
Esta etapa se superpone frecuentemente con la anterior y se conoce comúnmente como la fase de operación y mantenimiento, con el paso del tiempo, todos los activos experimentarán algún grado de desgaste que requerirá reparaciones o reemplazos y el objetivo principal en esta etapa es llevar a cabo estas reparaciones y reemplazos de manera eficiente y rentable.
Una estrategia efectiva consiste en mantener piezas de repuesto disponibles para realizar reparaciones rápidas cuando sea necesario, otra manera de reducir costos durante esta fase es reparar componentes en lugar de sustituirlos, siempre que sea factible.
Durante esta fase, los responsables del mantenimiento y otros profesionales del área tienen una carga laboral considerable, en última instancia, son ellos quienes asumen la responsabilidad de todas las tareas destinadas a asegurar la confiabilidad y la disponibilidad continua del activo.
- Finalización
Al llegar al término de su vida útil, es crucial proceder con la eliminación adecuada del activo, el propósito en esta etapa es reducir al mínimo los residuos y el impacto ambiental, manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento de todas las regulaciones y leyes pertinentes, por ejemplo, varios activos pueden ser reutilizados o reciclados en lugar de ser depositados en un vertedero, aunque algunos podrían requerir una eliminación específica debido a su clasificación como residuos peligrosos.
Etapas de la gestión de activos fijos
La gestión de activos fijos implica el manejo y control de los activos de una empresa que tienen una vida útil prolongada y que no se destinan a la venta inmediata en el curso normal de las operaciones.
Algunos ejemplos de activos fijos incluyen edificios, maquinaria, equipos, vehículos, terrenos y otros bienes tangibles utilizados para operaciones comerciales a largo plazo.
Algunos pasos clave en el proceso de gestión de activos fijos son:
- Registro y clasificación: Se debe mantener un registro completo de todos los activos fijos de la empresa, incluyendo información detallada como la descripción del activo, fecha de adquisición, costo, vida útil estimada, ubicación, número de serie, entre otros detalles relevantes.
- Evaluación y valoración: Realizar evaluaciones periódicas para determinar el valor actual de los activos fijos, también puede implicar el uso de métodos contables como la depreciación para reflejar el desgaste y la disminución del valor con el tiempo.
- Mantenimiento y cuidado: Implementar un plan de mantenimiento regular para asegurar que los activos fijos se mantengan en condiciones óptimas, puede incluir inspecciones, reparaciones preventivas y programas de mantenimiento predictivo.
- Actualización y renovación: Evaluar periódicamente si los activos fijos necesitan actualizarse, modernizarse o reemplazarse para mejorar la eficiencia, cumplir con los estándares actuales o mantener la competitividad de la empresa.
- Control de uso: Establecer políticas y procedimientos para supervisar y controlar el uso adecuado de los activos fijos, lo cual puede incluir asignación de activos, control de acceso, y seguimiento de la utilización para evitar el uso indebido o el deterioro innecesario.
- Cumplimiento normativo y legal: Garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones y normativas aplicables relacionadas con la gestión de activos fijos, incluyendo la contabilidad, informes financieros, impuestos y estándares de seguridad.
- Desincorporación o disposición: Planificar y ejecutar la desincorporación adecuada de los activos fijos cuando ya no sean necesarios, lo cual puede implicar la venta, donación, eliminación o cualquier otro método de disposición, asegurándose de cumplir con los requisitos legales y contables correspondientes.
La gestión efectiva de activos fijos es fundamental para mantener la eficiencia operativa, optimizar costos y asegurar que los recursos de la empresa se utilicen de manera efectiva y rentable a lo largo del tiempo.
Si estás pensando en contratar un sistema de gestión de activos fijos contáctanos.
