Estructura de Contenido
- ¿Qué es la conciliación de un activo fijo?
- ¿Cómo hacer la conciliación de un activo fijo?
- ¿Por qué es importante la conciliación de un activo fijo?
- Ventajas de la conciliación de activo fijo
- Hardware de seguimiento de activos fijos
¿Qué es la conciliación de un activo fijo?
La reconciliación de los activos fijos, estrechamente ligada al manejo y supervisión de inventarios, constituye una parte fundamental de las estrategias óptimas para administrar los activos de una compañía, además, proporciona datos esenciales para la gestión empresarial y la toma de decisiones estratégicas, por tanto, es crucial implementar este proceso de manera efectiva, sobre todo cuando la empresa está en expansión y se está incrementando la cantidad de recursos de los cuales se espera obtener beneficios o rendimientos económicos.
Es un proceso contable que consiste en comparar y verificar la información relacionada con los activos fijos de una empresa en sus registros contables con la información física y real de dichos activos, el objetivo principal de la conciliación es asegurarse de que la información contable sobre los activos fijos coincida con la realidad física de esos activos.
Durante este proceso, se revisan y comparan diversos documentos y registros, como los registros contables de adquisiciones, bajas, depreciaciones, mejoras o cualquier otro cambio relacionado con los activos fijos, así como también se realizan inventarios físicos para confirmar la existencia, ubicación, estado y valor de los activos.
La conciliación de activo fijo ayuda a identificar discrepancias entre los registros contables y la situación real de los activos, lo que puede ser causado por errores contables, pérdidas, robos, o falta de actualización en los registros, una vez que se identifican estas discrepancias, se pueden tomar medidas para corregir la información contable y mantener una mejor gestión de los activos fijos de la empresa.
¿Cómo hacer la conciliación de un activo fijo?
Es necesario que esta conciliación se realice una vez al año, con el fin de mantener el óptimo control de inventarios.
- Inventario físico: Es necesario realizar un recuento exhaustivo de todos los activos tangibles e intangibles que son esenciales para el funcionamiento continuo de la empresa y que no pueden ser convertidos rápidamente en efectivo, este proceso de conteo implica verificar minuciosamente y registrar las condiciones físicas de cada activo junto con su valoración correspondiente, posteriormente, una vez que han sido debidamente registrados, los marcamos con un adhesivo o cualquier otro distintivo para evitar contarlos nuevamente.
- Validación: En esta etapa, llevamos a cabo la comparación de la información obtenida del inventario de activos con los datos contables, enfocándonos especialmente en las cantidades, valores, tasas de depreciación y estado físico de los activos para encontrar posibles discrepancias o diferencias.
- Informe: El informe exhibe una descripción minuciosa de los descubrimientos y discrepancias encontradas entre el inventario físico y los datos contables y también proporciona detalles sobre la condición de los activos físicos (operativos, inoperativos, deteriorados, dañados, obsoletos, etc.) y sus respectivos valores.
- Sistema: Una vez concluida la conciliación, procedemos a realizar las modificaciones necesarias y a actualizar los valores en los registros y cuentas de los activos físicos, lo que garantiza la depuración y actualización total de la contabilidad, es importante destacar que este proceso de conciliación se aplica a todo el sistema de inventario, lo que nos permite llevar a cabo procedimientos similares con los activos actuales, así como con el stock de productos en curso, materias primas o mercancías, esto optimiza la fluidez del proceso de abastecimiento, el sistema SAAF cuenta con reportes detallados, seguridad de la información, un apartado para amortizaciones de tus activos, registro y trazabilidad de cada activo, responsable del mismo y acceso fácil desde dispositivos móviles sin ninguna app.
¿Por qué es importante la conciliación de un activo fijo?
La conciliación involucra la presentación de un resumen que abarca el valor contable, así como los créditos y débitos asociados a las cuentas de activos fijos y la depreciación acumulada, dicha información es fundamental para hacer coincidir los balances contables con los registros específicos de los activos fijos.
El propósito de la conciliación es examinar y detectar de manera ordenada las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables de los activos fijos, estas discrepancias pueden haberse originado durante la capitalización de activos o inversiones y la corrección junto con la adecuada definición de estas divergencias y anomalías se reflejarán en el ajuste contable.
Ventajas de la conciliación de activo fijo
- Identificar los activos fijos que aportan valor.
- Reconocer los activos fijos que están desactualizados y obsoletos.
- Clarificar las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables, tanto en excesos como en faltantes.
- Establecer y calcular la depreciación correspondiente de los activos.
- Seguir los lineamientos establecidos por la Norma Internacional de Contabilidad 16: Propiedad, Planta y Equipo.
- Verificar la presencia y certeza de la existencia de los activos.
- Obtener información fiable para respaldar la toma de decisiones.
Hardware de seguimiento de activos fijos
Se refiere a los dispositivos físicos utilizados para rastrear y monitorear activos tangibles, como equipos, maquinaria o cualquier otro elemento de valor en una empresa u organización, este hardware puede incluir una variedad de dispositivos, como etiquetas RFID (identificación por radiofrecuencia), etiquetas NFC (Near Field Communication), códigos de barras, lectores de códigos, sensores de ubicación GPS, dispositivos móviles con aplicaciones específicas para el seguimiento de activos, entre otros, el objetivo principal es mantener un control preciso y eficiente de la ubicación, estado y movimiento de los activos fijos de una organización.
Es fundamental reunir información sobre activos mediante el uso de un dispositivo móvil de recolección de datos o un lector de códigos de barras y en ocasiones, lectores de cuñas, pero con SAAF desde un dispositivo móvil es posible ingresar solo con conexión a internet y tu usuario.
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