La gestión de activos es el procedimiento por el cual las empresas ponen en marcha un conjunto de actividades que les permite obtener mejores resultados entre los que se encuentran la obtención del balance de costos, análisis de riesgos y sacar provecho del desempeño organizacional.
Para esto es importante que se creen políticas de gestión de activos que permitan la identificación oportuna de los errores e inconsistencias que haya dentro de la empresa y de esta manera establecer metas y actividades que se puedan desarrollar.
Estructura de contenido
¿Qué se conoce como políticas de gestión de activos?
Estas políticas buscan orientar el trabajo al interior de las empresas a través propósitos que se tengan en común, la creación de reglas y de valor que se tengan en la compañía, por lo que se toma como base la cultura organizacional y el diagnóstico, con esto se pueden cumplir los objetivos que se hayan establecido de manera previa.
La política proporciona una plantilla para la toma de decisiones, de modo que las personas puedan lograr los mejores resultados posibles para cada tarea, al tiempo que cumplen los objetivos de la organización.
Estas políticas buscan servir como señal del compromiso de la organización con la eficiencia y la sostenibilidad para quienes no pertenecen a la empresa.
Una buena política de gestión de activos contiene lo siguiente:
- Son generales y contienen principios amplios.
- Identifican las funciones y responsabilidades, incluida la aplicación de la política.
- Describen cómo se integra la gestión de activos en la organización.
- Establecen objetivos definidos, niveles de servicio, directrices de inventario y normas de mantenimiento.
¿Qué beneficios podemos tener?
Elaborar una política de gestión de activos puede ser una gran tarea para la empresa, por lo que la recompensa se ve reflejada en el buen manejo de la gestión de activos dentro de la empresa. Afortunadamente, hay muchos beneficios potenciales que se derivan de la creación de estas normas.
1. Estandarización y eficiencia
La creación de una política de gestión de activos elimina cualquier confusión o laguna en el conocimiento que se tenga de los activos, es concisa y establece una dirección firme y expectativas claras, el documento utiliza un lenguaje que permite a todos los miembros de su organización ver cómo se relaciona con ellos, su función y sus objetivos y también fomenta la mejora constante.
Cuando se establecen estos elementos, se puede lograr una alineación completa dentro de una instalación, todos pueden trabajar juntos hacia los mismos objetivos y utilizar las mismas directrices para su trabajo, se crea unidad y eficiencia en toda la organización, cuando las decisiones sobre los activos están estandarizadas y son eficientes, pueden producirse todo tipo de beneficios importantes para todas las unidades de negocio, pero especialmente para el equipo de mantenimiento, los atrasos se reducen, los costos disminuyen, el inventario es más fácil de gestionar y mucho más.
2. Fiabilidad y seguridad
Una política de gestión de activos destaca las mejores prácticas específicas de la organización para la que está hecha, por ello, fomenta la excelencia operativa y elimina cualquier posibilidad de que las personas se desvíen de su mejor trabajo, garantiza que nada se deje al azar cuando se trata de manejar activos.
3. Apoyo ejecutivo
Tradicionalmente se ha considerado que la gestión de los activos es competencia exclusiva del equipo de mantenimiento, pero como todo el mundo en una organización tiene un impacto en los activos, esta visión estrecha ha hecho que sea difícil lograr una gestión excepcional de los activos, contar con el apoyo ejecutivo del documento brinda poder y hace que todo el mundo sea responsable, esto fomenta que todos dentro de la empresa tomen conciencia de la importancia de la gestión de activos.
¿Qué debe de contener esta política?
Dentro de la política de la gestión de activos es importante que se consideren una serie de elementos que permitan establecer de una forma adecuada las directrices que se seguirán, por lo que se recomienda incluir lo siguiente:
- Un glosario con la terminología utilizada, esto para que todos comprendan y entiendan de lo que se habla.
- Normativas para la adquisición de los activos fijos en la empresa.
- Procedimiento para realizar el registro de los activos fijos.
- Reglas para el uso adecuado de los activos.
- Procedimiento para levantamiento de inventarios.
- Pasos para asignar a los responsables de los activos.
- Pasos para asegurar los activos fijos de la empresa.
- Procesos en caso de que los activos se donen, sean de préstamo, renta o venta.
Este contenido puede llegar a variar dependiendo de la compañía que realiza las políticas, sin embargo, son puntos generales para el manejo adecuado en la gestión de los activos fijos.
