fotografía de una etiqueta de código de barras siendo leída por una persona y un lector

Estructura de Contenido

  • ¿Qué son las placas y etiquetas para el inventario de activo fijo?

  • ¿Cómo utilizar placas y etiquetas para el inventario de activo fijo?

  • Importancia de las placas y etiquetas para inventario de activo fijo

  • Tipos de placas y etiquetas

  • Materiales de etiquetas y placas de activo fijo

  • Sistemas de gestión de activo fijo

¿Qué son las placas y etiquetas para el inventario de activo fijo?

Las placas y etiquetas para el inventario de activo fijo son herramientas físicas que se utilizan para identificar y rastrear los activos de una empresa, las etiquetas suelen contener información codificada, como números de serie, códigos de barras, códigos QR o tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia).

¿Cómo utilizar placas y etiquetas para el inventario de activo fijo?

Las placas y etiquetas se colocan en los activos físicos, como maquinaria, equipos, mobiliario, dispositivos electrónicos, vehículos, entre otros, dichas etiquetas permiten a las empresas llevar un registro preciso de sus activos, facilitando su identificación, seguimiento, y control, además, ayudan en la gestión del inventario, el mantenimiento, la prevención de pérdidas y el cumplimiento de los requisitos contables.

Las placas y etiquetas para el inventario de activo fijo pueden variar en diseño, tamaño y tecnología utilizada, pero su objetivo principal es proporcionar una manera eficiente de identificar y administrar los activos de una organización.

 

Para utilizar placas y etiquetas en el inventario de activo fijo, debes seguir estos pasos:

 

  1. Selección de etiquetas/placas adecuadas: Elige el tipo de etiquetas o placas que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa, pueden ser etiquetas con códigos de barras, códigos QR, etiquetas RFID u otros sistemas de identificación.

 

  1. Asignación de códigos o identificadores únicos: Cada etiqueta o placa debe tener un identificador único que permita identificar de manera única cada activo, esto puede ser un número de serie, código alfanumérico u otro identificador único.

 

  1. Colocación de las etiquetas o placas: Coloca las etiquetas o placas en lugares visibles y accesibles de cada activo fijo, es necesario asegurarse de que estén firmemente adheridas y que la información sea legible para facilitar su lectura y escaneo.

 

  1. Registro de activos: Registra la información asociada con cada etiqueta o placa en tu sistema de gestión de activos, pues esto puede incluir datos como descripción del activo, fecha de adquisición, valor, ubicación, fecha de mantenimiento, entre otros detalles relevantes.

 

  1. Utilización de lectores o dispositivos: Utiliza lectores de códigos de barras, escáneres de códigos QR, dispositivos RFID u otras herramientas de lectura para identificar y registrar los activos durante el inventario o la gestión diaria.

 

  1. Mantenimiento actualizado: Asegúrate de mantener actualizada la información de tu inventario de activo fijo, lo cual implica registrar cambios en la ubicación, mantenimiento, modificaciones o desincorporaciones de activos a medida que suceden.

 

  1. Entrenamiento del personal: Proporciona capacitación al personal encargado del manejo de activos sobre cómo utilizar las etiquetas o placas y los dispositivos de lectura para garantizar un uso adecuado y una gestión eficiente.

 

Al seguir estos pasos, será posible utilizar las placas y etiquetas para el inventario de activo fijo de manera efectiva, facilitando la identificación, seguimiento y gestión de los activos de tu empresa.

Importancia de las placas y etiquetas para inventario de activo fijo

Las placas y etiquetas desempeñan un papel fundamental en la gestión del inventario de activo fijo debido a su importancia en varios aspectos:

  • Identificación precisa: Las etiquetas y placas proporcionan identificación única para cada activo, lo que permite una fácil identificación y seguimiento de los mismos, esto es crucial para mantener un registro preciso de los activos y evitar confusiones o pérdidas.
  • Control y seguimiento: Facilitan el control y seguimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida, permiten registrar cambios en la ubicación, realizar seguimiento del mantenimiento, la depreciación, y otras actividades relacionadas con la gestión de activos.
  • Eficiencia en la gestión: Al utilizar etiquetas y placas, se agilizan los procesos de inventario y gestión, facilitan la realización de auditorías de activos, reducen el tiempo dedicado a la búsqueda y registro manual de información, lo que a su vez mejora la eficiencia operativa.
  • Prevención de pérdidas y robos: La identificación clara y única de los activos mediante etiquetas y placas ayuda a prevenir pérdidas y robos, al tener un control riguroso, se pueden detectar de manera rápida y precisa cualquier irregularidad o desaparición de activos.
  • Mantenimiento y cumplimiento: Ayudan a registrar y seguir el mantenimiento preventivo y correctivo de los activos, esto contribuye a prolongar su vida útil y garantizar su óptimo funcionamiento, además, son útiles para cumplir con los requisitos contables y normativos.
  • Toma de decisiones:  Proporcionan datos precisos y actualizados sobre el estado y la ubicación de los activos, lo que facilita la toma de decisiones informadas en cuanto a la asignación de recursos, reemplazos, actualizaciones y otras decisiones estratégicas relacionadas con la gestión de activos.

 

Las placas y etiquetas para el inventario de activo fijo son herramientas vitales que proporcionan identificación, control, seguimiento y eficiencia en la gestión de activos, contribuyendo significativamente a la eficacia operativa y financiera de una organización.

Tipos de placas y etiquetas

Existen varios tipos de placas y etiquetas utilizadas en la gestión del inventario de activo fijo. 

Algunos de los tipos más comunes incluyen:

  • Etiquetas con códigos de barras: Estas etiquetas contienen un código de barras único que se puede escanear con un lector de código de barras para identificar y rastrear los activos, son económicas y se utilizan ampliamente en una variedad de entornos empresariales.
  • Etiquetas con códigos QR: Similar a las etiquetas de código de barras, pero con la capacidad de almacenar más información, los códigos QR pueden contener datos adicionales, como URL, texto, números de serie, etc., y se pueden leer fácilmente con un dispositivo móvil equipado con una aplicación de escaneo de códigos QR.
  • Etiquetas RFID (Identificación por Radio Frecuencia): Estas etiquetas utilizan tecnología de radiofrecuencia para identificar y rastrear los activos, permiten la lectura sin contacto y a distancia, lo que agiliza el proceso de inventario y seguimiento de activos.
  • Placas de identificación grabadas o impresas: Son placas metálicas o de plástico con información grabada o impresa directamente en la superficie, pueden contener números de serie, nombres, logotipos u otra información específica del activo.
  • Etiquetas de seguridad o destructibles: Estas etiquetas están diseñadas para romperse o dejar evidencia si alguien intenta quitarlas o manipularlas, se utilizan para prevenir el robo o la alteración no autorizada de activos.
  • Etiquetas de seguimiento de temperatura o condiciones especiales: Etiquetas que monitorean la temperatura, humedad u otras condiciones ambientales para activos sensibles, como productos farmacéuticos, alimentos perecederos o equipos delicados.

Materiales de etiquetas y placas de activo fijo

Las etiquetas y placas de activo fijo pueden fabricarse utilizando una variedad de materiales, dependiendo de los requerimientos específicos de durabilidad, entorno de uso y aplicaciones particulares. 

Algunos de los materiales más comunes utilizados para etiquetas y placas de activo fijo incluyen:

  • Aluminio: Ofrece durabilidad y resistencia a la corrosión, lo que lo hace adecuado para entornos exteriores o condiciones adversas.
  • Acero inoxidable: Similar al aluminio en términos de durabilidad y resistencia a la corrosión, es ideal para entornos industriales o donde se requiera una alta durabilidad.
  • Plástico resistente: Pueden ser de PVC, poliéster u otros materiales plásticos duraderos, son livianos, económicos y adecuados para aplicaciones en interiores.
  • Vinilo o poliéster autodestructible: Etiquetas diseñadas para romperse o dejar evidencia si alguien intenta quitarlas o manipularlas.
  • Papel especializado: Utilizado en etiquetas temporales o desechables, aunque menos duradero que otros materiales.
  • Materiales combinados: En algunos casos, se utilizan materiales combinados para lograr propiedades específicas, como etiquetas con capas de plástico y aluminio para mayor resistencia.
grñaficos ilustrativos de los distintos tipos y materiales de las placas y etiquetas de activo fijo

La elección del material adecuado depende de factores como la durabilidad requerida, el entorno de uso (interior o exterior), la resistencia a la corrosión, la capacidad de impresión, la necesidad de resistencia a la manipulación, entre otros, es esencial seleccionar el material más adecuado para garantizar que las etiquetas y placas permanezcan legibles y funcionales a lo largo del tiempo, cumpliendo así su propósito en la gestión del inventario de activo fijo.

Sistemas de gestión de activo fijo

Existen varios sistemas y herramientas que pueden ayudar en la gestión del inventario de activo fijo:

  • Software de gestión de activos como SAAF: Hay una variedad de programas y plataformas especializadas en la gestión de activos fijos, pero este sistema permite realizar un seguimiento detallado de los activos, registrar información relevante, gestionar el ciclo de vida de los activos y generar informes, garantiza la seguridad de la información que ingreses. 
  • Sistemas de códigos de barras y lectores: Utilizados para escanear etiquetas de activo fijo con códigos de barras, permitiendo una rápida identificación y registro de los activos.
  • Aplicaciones móviles: Existen aplicaciones móviles diseñadas para la gestión de activos fijos, estas aplicaciones permiten escanear códigos de barras o códigos QR, tomar notas, realizar inventarios y sincronizar datos con el sistema central de gestión de activos.
  • Plataformas en la nube: Los sistemas basados en la nube permiten un acceso remoto a la información del inventario de activo fijo desde múltiples ubicaciones. Esto facilita la actualización en tiempo real, la colaboración entre equipos y la gestión centralizada de datos.
  • Sistemas de GPS y geolocalización: Útiles para el seguimiento de activos en movimiento, como vehículos o equipos móviles, permitiendo conocer su ubicación en tiempo real.
  • Herramientas de análisis y reportes: Estas herramientas permiten generar informes detallados sobre el estado de los activos, su depreciación, mantenimiento, costos asociados y otros datos relevantes para la toma de decisiones.



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