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¿Qué es un activo fijo?
Un activo fijo es un recurso tangible o intangible que una empresa posee y que se utiliza para generar ingresos durante un período prolongado, generalmente más de un año, estos activos están destinados a ser utilizados en lugar de ser vendidos o convertidos rápidamente en efectivo, ejemplos comunes de activos fijos incluyen edificios, maquinaria, equipo, vehículos, terrenos, patentes y marcas comerciales, los activos fijos se registran en el balance de una empresa y se deprecian a lo largo de su vida útil para reflejar su desgaste y obsolescencia en los estados financieros.
Control de activo fijo, ¿qué es?
El control de activos fijos se refiere al proceso de monitorear y gestionar los activos fijos de una empresa para garantizar su correcta utilización, mantenimiento y registro contable.
Este proceso implica varios aspectos, que incluyen:
- Registro y seguimiento: Consiste en mantener un registro detallado de todos los activos fijos de la empresa, incluyendo información como la descripción del activo, su ubicación, fecha de adquisición, costo, vida útil estimada y cualquier otra información relevante.
- Inventario físico: Realizar inventarios periódicos para verificar la existencia y condición física de los activos fijos, esto ayuda a identificar posibles pérdidas, robos o daños, así como a actualizar la información de inventario en los registros contables.
- Depreciación y amortización: Calcular y registrar la depreciación o amortización de los activos fijos a lo largo de su vida útil, de acuerdo con los principios contables y las normativas fiscales aplicables.
- Mantenimiento y reparaciones: Gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de los activos fijos para asegurar su funcionamiento óptimo y prolongar su vida útil.
- Desincorporación de activos: Gestionar el retiro o desecho adecuado de los activos fijos obsoletos, dañados o que ya no son necesarios para la empresa.
- Cumplimiento normativo y fiscal: Asegurarse de que los registros contables y los procesos de control de activos fijos cumplan con las regulaciones contables y fiscales vigentes.
¿Qué engloba el activo fijo?
Los activos fijos son los recursos, tanto tangibles como intangibles, que una empresa posee y emplea en su actividad comercial para generar ingresos.
Incluyen elementos como:
- Propiedades
- Equipos
- Mobiliario
- Activos intangibles con vida útil definida, como marcas o software especializado.
Estos recursos se adquieren con la intención de ser utilizados a largo plazo en la operación del negocio y son fundamentales para su capacidad productiva y su funcionamiento continuo, no están destinados a ser vendidos de inmediato.
Proceso para el control de activo fijo
El proceso para el control de activo fijo implica una serie de pasos que permiten gestionar eficientemente los activos fijos de una empresa.
El proceso básico que puedes seguir es:
- Etapa de control de inventario de activo fijo
- Etapa de Integración Documental (Modificación del Listado Contable con Soporte Documental)
- Etapa de Conciliación Físico – Contable
Control del Activo Fijo Integral
En este proceso se persigue recopilar toda la información sobre los activos presentes en la empresa, lo cual es vital y esencial que la empresa suministre todos los detalles pertinentes sobre estos activos, facilitando así su consolidación, por esta razón, se llevan a cabo varios puntos de verificación en este proceso.
I. Etapa de control de inventario de activo fijo
Se persigue recopilar exhaustivamente toda la información disponible sobre los activos, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones empresariales, para lograrlo, se deben seguir una serie de pasos que garanticen la obtención de los datos necesarios para llevar a cabo un inventario preciso.
1.Requisitos: Nuestro equipo se encarga de examinar la disposición de la planta o empresa que será sometida al control de activos fijos, esto facilitará la elaboración de un plan de trabajo minucioso que considerará los siguientes aspectos:
- Layout previamente autorizado (activos y bienes controlables)
- Política de capitalización
- Recorrido a la planta
2. Inventario y Marcación: Si no existe un inventario previo, nuestros colaboradores se encargan de llevar a cabo la inspección física o, en su defecto, de integrar y actualizar la información proveniente de inventarios anteriores. Además, se procede a colocar placas y etiquetas, asignando un número a cada activo.
3. Registro de Inventario: Durante esta fase, nuestro equipo llevará a cabo la inserción de los datos recopilados en el diseño autorizado previamente. y posteriormente, se realizará una revisión, de ser necesario, se corregirán los datos ingresados para garantizar que todos los activos se registren correctamente en el sistema, lo cual nos permitirá obtener una base de datos física del inventario de activos.
4. Conclusión de la Etapa: En esta fase final, se llevará a cabo una revisión aleatoria de los activos en compañía del coordinador de la empresa, con el fin de verificar que no haya omisiones, una vez que se haya confirmado la precisión de la información, se procederá a firmar una carta de finalización y aceptación de la etapa de inventario por parte de los coordinadores.
II. Etapa de integración documental (Modificación del Listado Contable con Soporte Documental)
Este paso tiene como objetivo establecer una base que identifique los registros contables respaldados por documentación, que puede incluir facturas, órdenes de compra, entre otros documentos este proceso se divide en las siguientes etapas:
- Acopio/Recabación: Aquí se recaban las diferentes facturas, codificación de facturas, se hace entrega de una carta con cuadros de valores por cuenta y de la carta de recepción de la información.
- Análisis y modificación del listado contable: Búsqueda de las facturas plasmadas en el listado contable, explosión de registros contables globales y se complementa el listado contable gracias a la información recolectada en las facturas.
- Cuadro comparativo: Ya que la información ha sido recabada los expertos podrán realizar un cuadro comparativo donde se exponga un análisis de los registros contables localizados y los que no hayan sido encontrados, se debe hacer la toma de decisiones basados en los registros con los que se cuenten.
- Cierre de la etapa: Se debe generar una base documental final de integración contable, y se debe firmar la carta de integración de documentación como aceptación entre coordinadores.
III. Etapa de Conciliación Físico – Contable
Encuentra y verifica la concordancia de los registros de la base de datos derivada del inventario físico con uno o más registros del listado contable, esta tarea es esencial ya que marca la culminación del control de los activos.
Esta etapa realiza los siguientes pasos:
- Requerimientos: Es indispensable que se tenga la base de datos del inventario, al igual que el listado contable modificado.
- Proceso de conciliación Físico – Contable
- Tipos de conciliación: 100%, Símil y Conta.
- Activos físicos no conciliados (altas)
- Registros no conciliados: bajas y pendientes.
- Primer reporte de conciliación (cuadros analíticos)
- Revisión y análisis de pendientes por conciliar.
- Cierre de Etapa: Se realiza la toma de decisiones sobre los pendientes, se da el visto bueno de la conciliación y se firma de conformidad.
Una vez completadas las etapas, se procede a entregar el control de activos en formato digital, ya sea a través de una USB, correo electrónico o CD, este paquete incluye la base digital que comprende el inventario, la integración y la conciliación, además, se proporciona un informe impreso de aclaraciones, adjuntando la carta de terminación, el informe final y las etiquetas o placas restantes.
Importancia de un buen control de activo fijo
Un buen control de activo fijo conlleva una serie de beneficios significativos para las empresas, en primer lugar, proporciona una mayor transparencia y precisión en la información financiera al garantizar que los activos estén debidamente registrados y valorados en los estados financieros, esto fortalece la credibilidad ante inversionistas, prestamistas y otras partes interesadas, además, un control efectivo de activo fijo permite optimizar la utilización de recursos al identificar y corregir ineficiencias, como activos subutilizados o redundantes, al tener un registro actualizado de los activos.
Las empresas pueden planificar de manera más precisa el mantenimiento preventivo, reduciendo costos asociados con reparaciones no planificadas o reemplazos urgentes, asimismo, facilita el cumplimiento de regulaciones contables y fiscales al asegurar que la depreciación y amortización se calculen correctamente, en última instancia, un buen control de activo fijo contribuye a una gestión financiera más sólida y a la toma de decisiones informadas, promoviendo el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo de la empresa.
Valuación de activo fijo
Un avalúo de activo fijo es un proceso mediante el cual se determina el valor justo y preciso de un activo fijo en un momento específico, este proceso implica evaluar diversos factores, como la condición física del activo, su vida útil remanente, su valor de mercado actual, su utilidad económica y cualquier otro aspecto relevante que pueda afectar su valor, los avalúos de activo fijo se realizan con el fin de establecer un valor confiable para los activos en los registros contables de una empresa, para fines de informes financieros, depreciación, seguros, fusiones y adquisiciones, revalorización de activos, entre otros, es importante llevar a cabo avalúos periódicos para mantener actualizada la información sobre el valor de los activos fijos y garantizar una gestión financiera precisa y transparente.
¿Quién puede hacer un avalúo de activo fijo?
El avalúo de activo fijo es un proceso que generalmente es llevado a cabo por profesionales especializados en valoración de activos, como ingenieros industriales, contadores especializados en finanzas, valuadores inmobiliarios, o empresas de consultoría especializadas en valoración de activos, los cuales son profesionales y deben tener conocimientos técnicos y experiencia en la valoración de activos fijos para poder determinar de manera precisa el valor justo de los mismos, además, en algunos casos, la legislación o regulación local puede establecer requisitos específicos sobre quién puede realizar avalúos de activos fijos y qué criterios deben seguirse durante el proceso de valoración.
¿Cómo gestionar tu activo fijo mediante SAAF?
El Sistema de Administración de Activos Fijos (SAAF) es una herramienta diseñada para mantener actualizada la información sobre la ubicación y el estado de los activos fijos de tu empresa, con esta herramienta, podrás gestionar de manera eficiente cada uno de tus activos, de forma rápida y sencilla, dentro del software.
- Facilita la visualización de los detalles generales de los activos fijos registrados en el sistema.
- Posibilita el ingreso de los activos fijos de las compañías, lo que desencadena la generación automática de un código de barras junto con un código QR. Este último contiene un enlace a la ficha de datos del activo.
- Un componente del SAAF posibilita el cálculo automático de la depreciación fiscal y contable de los activos fijos.
- El programa de gestión de activos fijos facilita la importación rápida y sencilla de los datos de los activos fijos de la empresa mediante una plantilla integrada en el software.
- Un componente del SAAF posibilita el cálculo automático de la depreciación fiscal y financiera de un activo fijo.
¿Qué debe incluir una base de datos de un sistema de control de activos fijos?
La Base de Datos de un correcto Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:
- Código de Identificación física de cada activo
- Código de Equipo y Modelo
- Descripción amplia del activo
- Fecha de adquisición
- Documento contable de adquisición y número de registro contable
- Área Usuaria a la que pertenece.
- Centro de Costo Contable al que pertenece
- Costo de adquisición
- Valor neto del activo
- Estado actual
- Depreciación Financiera
- Empleado Responsable
- M.O.I
