El no digitalizar tu manejo de inventario podría causar una pérdida silenciosa del 1% al 3% de las ventas anuales.
Contenido.
¿Qué son las pérdidas de inventario?
Es la disminución de activos o bienes de la empresa por medio de robos, fraudes, extravíos, falta de mantenimiento preventivo que impacta directamente en las operaciones diarias de la empresa y en la capacidad para satisfacer al cliente ya sea por producción o merma de insumos que se usan para producir los productos. Existen dos categorías de pérdida, la primera es aquella que es conocida y se puede identifica y la que no se identifica, esta se convierte en una pérdida silenciosa, por ejemplo;
- Un robo interno por parte de los empleados.
- Errores de registro y seguimiento.
- Procesos ineficientes sin documentación de inventario, cambios y almacenamiento.
- Daños al almacenar los activos.
- Obsolescencia de los productos que se quedaron o bienes que perdieron su valor.
Para calcular la pérdida de inventario se debe hacer un recuento físico y hacer una comparación con el sistema, sin embargo la fórmula es la siguiente:
Valor de pérdida = Valor de inventarios en libros- Valor real del inventario físico.
Tipo de pérdidas de inventario.
Una pérdida por mal manejo de inventario no es un simple ajuste contable es el indicador de fallas por una mala estructura de orden y gestión en tus activos fijos, desde un inicio por eso la mejor inversión es la planeación.
Robo Interno y externo:
- Es una de las principales causas de pérdidas desconocidas ya sea por;
- Robo de mercancías.
- Salidas no autorizadas.
- Falta de monitoreo de activos y falta de un sistema con asignación de responsables.
Errores Humanos:
- Duplicidad de activos.
- Capturas incorrectas.
- Inventarios desactualizados.
- Discrepancias entre el sistema y el inventario físico. Errores administrativos:
Errores administrativos:
Son esos errores rutinarios que ya se tienen en la mira, sin embargo las acciones dependen de procesos manuales y dependientes de los empleados, por ejemplo;
- Procesos manuales.
- Etiquetas mal colocadas.
- Etiquetas dobles.
- Registros erróneos.
Mal registro de la información.
Fraude y negligencia en la cadena de suministro:
En este tipo de error entran las personas externas, aquellos que la empresa solamente hace parte del “negocio” a cambio de recursos, activos e insumos para operar y producir.
- Proveedores que no entregan factura o factura con datos erróneos.
- Productos defectuosos.
- Manipulación de documentos.
Sin ticket ,contrato ni garantía.
Pérdidas por mala trazabilidad:
- Cambios de ubicación sin registro.
- No existen responsables asignados.
- Sin documentación de inicio a fin.
Obsolescencia y deterioro:
- Equipos inservibles.
- Equipos fuera de servicio.
- Equipos sin mantenimiento.
- Productos vencidos.
- Bienes obsoletos.
Causas y consecuencias.
Desde llevar los procesos manuales que conducen a las pérdidas hasta la vulnerabilidad por la delincuencia, la causa principal es la falta de automatización en tiempo real.
¿Por qué ocurren las pérdidas de inventario?
Un patrimonio empresarial puede enfrentar a tu empresa al descuido humano, falta de protocolos bien establecidos y la falta de capacitación del personal a seguir indicaciones de gestión del manejo correcto del inventario.
Causas principales:
- Inventarios manuales.
- Falta de control de entradas y salidas.
- Procesos administrativos lentos.
4. Ausencia de monitoreo en tiempo real.
5. Falta de trazabilidad.
6. Errores operativos.
7. Desactualización de información.
Consecuencias operativas:
- Retrasos en producción.
- Compras innecesarias.
- Bajas de productividad.
- Tiempo perdido en auditorías.
- Mala toma de decisiones.
Consecuencias financieras:
- Incremento de costos operativos.
- Pérdidas económicas.
- Problemas contables.
- Riesgos fiscales.
- Inconsistencias de depreciación.
- Afectación al flujo de efectivo.
Las consecuencias marcan que no solo es un desequilibrio financiero o físico, también resulta en una amenaza financiera y operativa para tu empresa.
Impacto financiero.
Sin lugar a dudas el principal problema visto es el tiempo invertido en gestionar y llevar el inventario manualmente, esto se traduce en pérdidas de ingresos ya que la distracción de registrar un activo por activo puede invertirse en atender un cliente o atender otra actividad de mayor relevancia que genere la entrada de dinero.
El enfoque microeconómico existe la teoría de la producción, dentro del enfoque de productividad laboral se mide la cantidad de bienes y servicios producidos por cada trabajador o la hora trabajada, en la cual intervienen los recursos que se usan, es decir, si tu inventario es de activos fijos, ¿Cuántas computadoras tendrías disponibles para abastecer a miles de clientes mediante reuniones virtuales con millones de preguntas de tu servicio?
Es una pregunta retórica pero nada fantasiosa ya que con todo y otras automatizaciones para atender al cliente la fuga de atención cuando no hay los recursos para hacerlo deja esa brecha de espacio para que el cliente decida irse.
Si el inventario físico no concuerda con el inventario en ERP’S o en tu software compromete la integridad y el valor en los almacenes y los recursos disponibles para generar capital. De acuerdo con Silver Et Al.”Esto genera un efecto cascada lo cual provoca decisiones erróneas debido a los datos, lo cual hace un sin fin de inconsistencias en todo el inventario.”
De acuerdo con MRPeasy 2025 “ El impacto financiero de una mala gestión en muchos casos es subestimado, considerando que el inventario puede representar el 30% de los activos de la empresa, cualquier desviación tiene efectos directos en la contabilidad.”
En resumen las áreas más afectadas de un mal manejo de inventario son:
- Operativa productiva.
- Financiera.
- Atención y servicio al cliente.
Ventas. (de forma directa por el exceso de stock o por recursos para operar y mantener comunicación con el cliente.)
Con Saaf puedes detectar diferencias de inventario en tiempo real usando QR y RFID desde un solo sistema.
¿Cómo ayuda la implementación de RFID, Código QR y Código de barras?
Códigos de barras: Son famosas por las tiendas de autoservicio, c-stores y toda la parte de cobro de un artículo o producto. Puntualmente son una representación visual de datos mediante líneas y números que identifican un activo único.
¿Cómo opera en un inventario?
- Se asigna un código único al activo.
- Se imprime la etiqueta y esta se adhiere al activo.
- El activo se registra en el software y se lee el código.
- Cada vez que se escanea el activo, el sistema actualiza la información automáticamente.
Los códigos de barras son ideales para presupuestos limitados, pequeñas empresas y controles básicos ya que debes de escanear artículo por artículo y tienen un limite de información.
Código QR: Los códigos QR almacenan información y datos en una sola ficha o un solo panel, además ofrecen un seguimiento de inventario en tiempo real, Masahiro Hara los inventó tras encontrar una limitante en los códigos de barras ya que sólo podían almacenar de 20 a 40 carácteres, en cambios los QR pueden almacenar hasta 7089 caracteres.
Ventajas:
- Son de uso libre.
Almacenan información. - Pueden ser leídos desde un smartphone usando la cámara.
- Son fáciles de usar y flexibles.
¿Cómo es un flujo de trabajo?
- El sistema genera un QR único.
- Se imprime como etiqueta u otro material y se adhiere al activo.
- El usuario escanea desde un celular o PDA.
- El software sincroniza la información instantáneamente.
Los códigos QR son ideales para:
- Empresas medianas.
- Movilidad.
- Gestión administrativa.
- Inventario desde apps en smartphones.
RFID: La integración de RFID con procesos de inventarios proporcionan una trazabilidad ya que funcionan con etiquetas especiales RFID, lectores, antenas, integración desde software o portales y el soporte del software.
De acuerdo con Andre Cunningham “La RFID automatiza los procesos permitiendo un seguimiento más rápido de los artículos sin escaneo manual mejorando la eficiencia del almacén”.
Ventajas de usar RFID:
- Inventario masivo automatizado.
- Mayor precisión.
- Trazabilidad en tiempo real.
- Seguridad.
- Escalabilidad.
¿Cómo funciona el flujo de trabajo usando RFID?
- Cada activo recibe un tag RFID.
- Los lectores emiten señales.
- Las antenas por otra parte detectan automáticamente los tags cercanos.
- El sistema actualiza los movimientos.
El uso de RFID es ideal para:
- Grandes inventarios.
- Almacenes.
- Industria.
- Manufactura.
La solución más efectiva combina el uso de QR por su fácil acceso y RFID para automatización masiva si tienes un gran volumen de activos.
Comparativa:
Implementación | Lectura masiva | Costo | Escaneo | Tiempo |
RFID | SI | Medio alto | Automático | Limitado |
QR | Parcial | Bajo | Manual | Medio |
Código de barras | No | Bajo | Manual | Limitado |
¿Cómo funciona un inventario en tiempo real con saaf?
Saaf implementa la creación de QR desde el software, también trabaja de forma centralizada con toda la información y herramientas necesarias para llevar un inventario en tiempo real.
¿Qué soluciona?
- Centraliza el inventario de activos físicos.
- Elimina el seguimiento manual en hojas de cálculo.
- Historial completo de cada activo.
- Puedes ver los movimientos de cada colaborador y asignar custodios o responsables por activo.
- Se organiza por ubicación física y jerárquica.
- Puedes laborar de forma conjuga ya que es compatible con salesforce, sage, microsoft dynamics, oracle y SAP.
Las pérdidas de inventario suelen originarse por errores de captura de datos, registros manuales incorrectos, falta de trazabilidad, extravío de activos, robos, movimientos no autorizados y procesos de inventario poco frecuentes. Implementar tecnologías como RFID, códigos QR y códigos de barras ayuda a reducir estos riesgos.
La tecnología RFID permite identificar y localizar activos sin contacto visual directo, facilitando inventarios masivos en menor tiempo. Esto mejora la visibilidad de los bienes, reduce errores humanos y detecta movimientos no autorizados en tiempo real.
Sí. Los códigos QR permiten identificar activos de manera rápida mediante dispositivos móviles. Además, facilitan el acceso a información histórica, ubicación, responsable y estado del activo, mejorando la trazabilidad y reduciendo pérdidas por falta de control.
La principal diferencia es que RFID puede leer múltiples etiquetas simultáneamente y sin línea de visión, mientras que el código de barras requiere escaneo individual y contacto visual directo. RFID suele ofrecer mayor velocidad y automatización para grandes volúmenes de activos.
Un software de administración de activos centraliza la información de los bienes, automatiza auditorías, genera trazabilidad completa, controla movimientos y facilita la toma de decisiones para prevenir pérdidas y optimizar recursos.
Sí. Muchas organizaciones utilizan una estrategia híbrida donde cada tecnología se adapta al tipo de activo, presupuesto y nivel de control requerido. SAAF permite gestionar activos identificados mediante RFID, QR y códigos de barras desde una única plataforma.
