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Bajas de activos fijos, ¿qué son?
Las bajas de activos fijos, también conocidas como desincorporaciones o retiros de activos fijos, se refieren a la eliminación o salida de un activo fijo del inventario de una empresa, esto puede ocurrir por varias razones, como obsolescencia, daño irreparable, venta, donación o pérdida y en términos contables, las bajas de activos fijos implican ajustes en los registros financieros para reflejar la salida del activo y, en algunos casos, reconocer una pérdida o ganancia en el proceso de desincorporación.
¿Por qué dar de baja un activo fijo?
Existen diversas razones detrás de las bajas de activos, siendo la principal el hecho de que el activo ya no resulta funcional para la empresa, las principales causas incluyen daños irreparables, ventas, pérdidas, robos y también por donación, cuando la empresa decide donar el activo a una organización benéfica u otra entidad sin ánimo de lucrar, es debido a estos motivos que se procede a dar de baja el activo, sin embargo, es importante seguir dos pasos específicos antes de llevar a cabo este proceso.
Procedimiento para dar de baja activos fijos en la empresa
El procedimiento para dar de baja activos fijos en una empresa generalmente implica los siguientes pasos:
- Identificación del activo: Se debe identificar claramente el activo que se va a dar de baja, incluyendo su descripción, número de serie, ubicación, y cualquier otra información relevante.
- Evaluación de la necesidad de baja: Se debe determinar la razón específica por la cual se está dando de baja el activo, ya sea obsolescencia, daño irreparable, venta, pérdida, robo o donación.
- Autorización: Se requiere la autorización adecuada según la política interna de la empresa. Esto puede implicar la aprobación de un supervisor, gerente de activos fijos, o cualquier otro responsable designado.
- Valoración del activo: Se debe determinar el valor contable del activo en el momento de la baja. Esto puede implicar calcular la depreciación acumulada hasta la fecha y cualquier otro ajuste contable necesario.
- Registro contable: Se deben realizar los registros contables correspondientes para reflejar la baja del activo en los libros contables de la empresa, lo cual incluye ajustar los estados financieros y actualizar los registros de activos fijos.
- Trámites legales y fiscales: Dependiendo de la naturaleza de la baja (venta, donación, etc.), pueden ser necesarios trámites legales y fiscales adicionales. Esto puede incluir la transferencia de la propiedad, el pago de impuestos, o la presentación de documentación adicional.
- Eliminación física del activo: Si el activo va a ser desechado o retirado físicamente de las instalaciones de la empresa, se deben seguir los procedimientos adecuados para su eliminación segura y respetuosa con el medio ambiente.
- Actualización de registros: Finalmente, se deben actualizar todos los registros y sistemas de seguimiento de activos para reflejar la baja del activo y garantizar la precisión de la información financiera y operativa de la empresa.
Es importante seguir estos pasos de manera meticulosa para garantizar que la baja de activos fijos se realice de manera adecuada y cumpla con los requisitos legales y contables pertinentes.
¿Cómo se debe dar de baja un activo fijo ante el SAT?
La propuesta de reforma fiscal busca alterar el artículo 31, párrafo sexto de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) para incluir la responsabilidad de las personas morales de informar sobre los bienes que ya no son funcionales para generar ingresos.
Según esta modificación, si los bienes dejan de ser útiles para generar ingresos, el contribuyente deberá mantener un registro sin deducción alguna y notificar a las autoridades fiscales.
Las autoridades fiscales han observado que algunos contribuyentes dan de baja bienes de manera prematura, lo que resulta en deducciones indebidas y por este motivo, con el fin de desalentar tales comportamientos, la autoridad fiscal considera necesario reinstaurar esta obligación que estaba en vigor previamente.
Esta carga administrativa puede llevar a omisiones involuntarias al no informar al SAT cuando los activos fijos de un contribuyente ya no son útiles para la generación de ingresos.
Para dar de baja un activo fijo ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, generalmente se sigue un procedimiento que implica los siguientes pasos:
- Preparación de la documentación: Reúne toda la documentación relacionada con el activo que se va a dar de baja, incluyendo facturas de compra, documentos de registro, información contable, y cualquier otro documento relevante.
- Determinación del motivo de la baja: Identifica la razón específica por la cual se está dando de baja el activo. Esto puede ser obsolescencia, venta, pérdida, robo, donación, entre otros.
- Registro en contabilidad: Actualiza los registros contables de la empresa para reflejar la baja del activo, lo cual puede implicar ajustar el valor contable del activo, registrar la depreciación acumulada hasta la fecha y cualquier otro ajuste contable necesario.
- Generación del aviso de baja: Completa el aviso de baja correspondiente, proporcionando la información requerida por el SAT, este aviso puede variar según el motivo de la baja y el tipo de activo.
- Presentación ante el SAT: Presenta el aviso de baja junto con la documentación requerida ante el SAT. Esto puede hacerse de manera electrónica a través del portal en línea del SAT o de forma presencial en una oficina local.
- Pago de impuestos, si es necesario: Dependiendo del motivo de la baja y la situación fiscal de la empresa, puede ser necesario pagar impuestos relacionados con la baja del activo, por ejemplo, en el caso de una venta de activo fijo, se podría generar un impuesto por la ganancia obtenida.
- Recepción de acuse de baja: Una vez que el SAT procesa la solicitud, recibirás un acuse de baja que confirma la baja del activo en su sistema.
Es importante seguir todos los procedimientos y requisitos establecidos por el SAT para asegurarse de que la baja del activo fijo se realice correctamente y se cumpla con las obligaciones fiscales correspondientes, es recomendable consultar directamente con un contador o asesor fiscal para obtener orientación específica sobre el proceso de baja de activos fijos ante el SAT.
¿Cómo tener un control de bajas de activos fijos con SAAF?
El Sistema de Administración de Activos Fijos (SAAF) es una herramienta que facilitará el seguimiento y la gestión de los activos fijos de tu empresa, permitiéndote mantener actualizada la información sobre su ubicación y estado.
Con esta herramienta, podrás administrar de manera eficiente y sencilla todos los activos dentro del software.
Ventajas:
- Facilita el registro de los bienes permanentes de las compañías, lo que conlleva a la creación automática de un código de barras y un código QR. Este último contiene la dirección web que enlaza a los detalles del activo en cuestión.
- Facilita la visualización de los detalles básicos de los bienes permanentes registrados en el sistema.
- Un componente del SAAF automatiza el cálculo de la depreciación fiscal y financiera de los activos fijos.
- Un módulo del SAAF posibilita el cálculo automático de la depreciación fiscal y financiera de un activo fijo.
- El programa de gestión de activos fijos facilita la importación sencilla y veloz de los datos de los bienes permanentes de la empresa mediante una plantilla integrada en el software.
