Un sistema inteligente de gestión de activos fijos te permite rastrear, seguir y automatizar procesos que los involucran. Contrata un sistema inteligente.
Contenido.
Las herramientas para gestionar los activos o bienes de una empresa han ido evolucionando y cambian de acuerdo a las necesidades como el tamaño y la cantidad de activos que componen el patrimonio de una empresa.
¿Actualmente la herramienta o sistema que usas es eficiente y funcional?
Tipos de herramientas de gestión de activos fijos.
Son aquellas que están compuestas tanto por un software y un hardware, por ejemplo, un programa que tiene instrucciones con lógica apoyado de un lector para RFID, QR o Código de barras.
Sistema AMS:
Por sus siglas en inglés (Asset Management System) es una plataforma que monitoriza y rastrea los activos fijos, es empleada en la logística y mantenimiento.
Software especializado en la gestión de activos fijos:
Es una herramienta integral que no solo permite gestionar ,si no, controlar y administrar los procesos que intervienen en el manejo de activo fijo, algunos están enfocados en la logística, inventarios, asignaciones, finanzas o simplemente en las ubicaciones para el funcionamiento interno de la empresa.
Saaf es un software de administración y control de activo fijo que se enfoca en el manejo y gestión adecuados de los mismos favoreciendo otras áreas que son pieza clave de un engranaje, por ejemplo;
- Vales de resguardo.
- Auditoría en tiempo real.
- Reportes automáticos.
- Seguimiento a través de notificaciones.
- Asignación de responsables.
- Generación e integración de QR y código de barras.
Saaf centraliza la gestión, mantenimiento, inventarios, entradas y salidas en una sola plataforma para mejorar la trazabilidad y reducir pérdidas. Automatiza las entradas y salidas de tus activos.
EAM móvil:
De acuerdo a sus siglas en inglés (Gestión de activos empresariales móvil) Un sistema que cruza las fronteras del simple uso de una pantalla y lo lleva a una aplicación portátil que permite desde la gestión del ciclo de vida de los activos hasta el punto de conectar al usuario en un solo sitio centralizando la información.
Antes de integrar estos procesos ; la gestión era reactiva debido a la dependencia de la intervención humana con problemas de activos pérdidos o robados y cero trazabilidad o seguimiento completo.
Rastreo de activos fijos con QR.
Mediante el etiquetado y creación de un QR usando un smartphone o lector es posible encontrar en un solo lugar o sitio la información detallada del activo, a través de notificaciones y otros módulos.
Es una integración sencilla que no requiere una capacitación extensa ya que aunque requiera lectura directa, este puede almacenar información a gran escala.
Beneficios de implementar un QR:
- Escaneo instantáneo.
- Mayor capacidad de almacenamiento.
- Uso libre y fácil de escanear.
- Integración digital con otros sistemas.
- Adopción simple y sencilla.
- Precisión constante en el seguimiento de activos.
Rastreo de activos fijos con RFID.
El rastreo de activos mediante RFID es mucho más ágil ya que al etiquetar cada uno de estos el lector handheld no necesita una línea de visión directa, si no, que el lector percibe mediante radiofrecuencia el tag adherido al activo.
Es decir, puedes hacer una lectura masiva de activos.
Beneficios de implementar RFID:
- Permite rastrear y conocer la ubicación de los activos en tiempo real.
- Asignación de responsables o custodios.
- Trazabilidad y automatización continúa.
- Lectura masiva simultánea.
- Disminución de conteo de inventario.
- No requiere línea de vista directa.
- Mayor precisión en auditorías.
- Automatización de entradas y salidas.
Seguimiento en tiempo real desde un software.
La clave de un seguimiento de activos fijos en tiempo real es la implementación de un sistema centralizado que integra módulos y herramientas u otros softwares que a su vez permiten la gestión, control y administración de los mismos. En México alrededor del 62% de las pymes operan sin sistemas ni estrategias adecuadas para el manejo de sus activos. Esto se complica especialmente en empresas donde el no conocer ni llevar en tiempo y forma el manejo de inventario aumenta la incertidumbre de los resultados a obtener en una auditoría.
El impacto financiero se ve directamente en la depreciación ya que los activos pierden valor con el tiempo, sin una gestión sólida ni seguimiento eficiente es difícil mantener la exactitud en los registros financieros.
Beneficios de implementar el seguimiento desde un software:
- Visibilidad en tiempo real y ubicación.
- Reducción de riesgos de extravío o robo.
- Información precisa y en tiempo real del inventario.
- Reflejo del valor real de activos.
- Visión financiera clara.
- Reducción de riesgo de averías inesperadas.
- Informes, reportes y análisis en tiempo real.
- Mayor productividad.
- Historial completo del activo o trazabilidad.
Antes de escoger un software es importante conocer las necesidades primordiales de tu empresa, por ejemplo:
- Dashboard amigable y accesible, es decir, será intuitivo para usarlo.
- Debe ser escalable o permitirte agregar más activos a medida que tu empresa crezca.
- Respaldo y seguridad en la nube 24/7.
- Fácil de integrarse con otros sistemas o de migrar la información.
- Personalización y configuración de acuerdo a tu empresa.
- Soporte de parte del equipo y capacitación si es necesario.
Software de activo fijo para gestión inteligente.
Funciona como una plataforma para controlar ,registrar y rastrear activos mediante QR, RFID y Código de barras. Como objetivo principal se enfoca en dar una trazabilidad completa, datos financieros preciosos y depreciación automática con la generación de reportes.
¿Cómo funciona Saaf en las entradas y salidas?
- Alta y registro activo: Se registra el activo en un solo lugar con el nombre, serie, ubicación , responsable, valor, fotografías, facturas, otros datos y la generación de QR o código de barras.
- Etiquetado inteligente: Cada activo recibe una identificación única a través del código QR ,Código de barras o asociación RFID.
- Registro de entradas y salidas:Registro de entrada, salida, escaneo con hora, usuario, ubicación, etc.
- Actualización en tiempo real: Te permite saber el estado y ubicación del activo.
- Control de resguardos y responsables: Permite ver la ubicación del activo por sucursal, almacen, responsable y departamento.
- Inventario en tiempo real: Puedes ver el valor total de tus activos y el porcentaje de depreciación de manera global.
- Alertas y trazabilidad: Cada movimiento es registrado y enviado por correo, también el sistema funciona con notificaciones en tiempo real.
Flujo típico usando Saaf:
- Alta del activo.
- Etiquetado del activo con QR, Código de barras o asociación RFID.
- Asignación de responsable.
- Registro de entradas y salidas.
- Inventario en tiempo real.
- Reportes y auditoría.
- Mantenimiento y depreciación.
- Baja del activo.
Diferencia frente a procesos manuales:
Manual: | Saaf: |
Registro de información manual por celda y columnas. | Registro automático al detectar la información generada del activo. |
Captura manual en un bitacora. | Seguimiento digital y lectura instantánea. |
Errores humanos. | Precisión de datos e información actualizada. |
Inventarios lentos. | Trazabilidad digital. |
Riesgo por robo o extravío. | Seguridad 24/ 7 y control de accesos por medio de tokens. |
Riesgo por costos de mantenimiento. | Mantenimiento preventivo gracias a la actualización de registro de fallas y averías. |
Saaf no solo es un sistema, es una herramienta inteligente que te permite centralizar toda la información necesaria durante el ciclo de vida de tus activos. Empieza a gestionar tus activos.
