Software para Controlar Entradas y Salidas en Tiempo Real

Un software para controlar entradas y salidas es una herramienta que permite registrar, monitorear y automatizar el movimiento de activos, inventario y bienes en tiempo real mediante tecnologías como QR, RFID y código de barras.

¿Por qué las empresas pierden control sobre sus entradas y salidas?

De acuerdo con JPA México “El 53% de las empresas pymes fracasan y cierran antes de los 3 años debido a una mala gestión de inventarios y activos.”

Entre este colapso financiero están los frecuentes desabastecimientos y fugas de capital por falta de control de entradas y salidas de activos , tanto la falta de productos como la fuga hormiga de activos e insumos generan compras innecesarias, falta de recursos operativos y esto genera un colapso entre tres áreas; Financiera (¿Dónde se está yendo el dinero?) , Atención al cliente (¿Por qué no se invierte tiempo en el usuario/ cliente?) y Productiva (¿Cuánto tiempo necesitamos para entregar este servicio/producto?).

De acuerdo con MR Peasy “La falta de control de entradas y salidas de inventario y activo fijos genera fugas de capital, robo hormiga y desabasto operativo.”

¿Cuáles son las etapas o momentos clave para llevar un control de entradas y salidas?

Recepción de mercancía: Si recibes nuevos productos, artículos o bienes que son parte del patrimonio de la empresa deben ser registrados de forma precisa, sucede que en ocasiones se omiten datos o simplemente un bien pasa desapercibido.
Mantenimiento de activos: Cuando un activo necesita reparaciones, mantenimiento para funcionar y seguir operando debe registrarse si se sacó de la empresa, fabrica o bodega, de lo contrario tampoco se tendría trazabilidad o en caso de extraviarse no se contemplaría.
Falta de asignación: Cada uno de los activos o bienes debe tener un responsable o custodio para rendir cuentas sobre su ubicación, estado o ciclo de vida, mantenimiento y funcionamiento, de lo contrario cualquier colaborador podrá mover el bien y será más difícil encontrar responsables.
Baja contable: Cuando el activo ya llegó al límite de la depreciación y ciclo de vida debe ser dado de baja de los libros contables y es eliminado del balance general.
A su vez, debe ser eliminado de los registros manuales o en hojas de cálculo para evitar fugas de capital o desabasto.

Una correcta gestión permite reducir pérdidas que afecten más de una área, la planeación forma parte de una estrategia que nos guía a cumplir los objetivos empresariales y económicos.

¿Qué es un software para controlar entradas y salidas?

Es una herramienta y solución de registro y rastreo del flujo que llevan los activos o bienes dentro de la empresa, se compone al igual que muchos de dos partes, tanto el hardware (lectores o smartphones) y software ( conjunto de instrucciones y programas), es decir, ninguno de los dos vive aislados.

Creado para facilitar la gestión de bienes dentro de una empresa, se usa contabilizando cada uno de los bienes que tienen una base de información al ser escaneados con un lector o smartphone, depende del tipo de código empleado.

Ventajas de usar un software para controlar las entradas y salidas:

Control de inventario de activos fijos.

Disminución de gastos por mantenimiento correctivo (al momento que un bien se descompone).

Disminución de tiempos muertos sin producción.

Optimización de tiempo y atención focalizada en otras actividades que requieren mayor prioridad.

Recorte de costos logísticos y productivos.

Escalabilidad de negocio.

Diferencia entre controlar entradas y salidas manualmente vs en tiempo real.

Este factor es clave ya que muestra el impacto operativo y por consecuencia financiero de los resultados que obtiene la empresa desde la forma de gestionar sus bienes.

¿Cuál de estas formas te suena familiar?

Tarjetas Kardex: Consiste en crear una tarjeta o ficha individual para cada activo.

Vale de entrada/ salida: Bitácora de almacén impresa que debe llenarse al entrar y salir.

Hojas de cálculo: Registro en celdas y columnas de forma organizada la información de los activos.

Correos: Los emails son usados para avisar la entrada y salida de stock, bienes y mercancía en general.

Whatssap: Funciona como canal de comunicación en recepción para controlar los bienes o activos que entran y salen.

El problema es que estos métodos no son 100% fiables ya que requieren un intermediario del cual depende la veracidad de la información.

Control manual VS. Control en tiempo real (automatizado):

Manual:	Automatizado:
Depende de capturas humanas.	Registro automático de movimientos.
Uso de hojas de cálculo y otras herramientas.	Sistema integral y centralizado.
Información desactualizada.	Información en tiempo real.
Alta probabilidad de errores.	Menor error humano.
Inventarios lentos.	Información y datos digitales.
Auditorías complejas.	Reportes automáticos.
Riesgo alto de pérdidas.	Mayor control operativo.
Procesos reactivos.	Procesos preventivos.

¿Cuántos activos o bienes has perdido en los últimos tres años?
Cuando llevas un proceso manual la información tarda en actualizarse debido a registros olvidados, movimientos sin capturar, archivos desactualizados y duplicidad de información.

Diferencia de controlar las entradas y salidas con Código QR y RFID.

Llevar una estrategia de control manual requiere tiempo en registrar en una bitácora cada activo o bien adquirido, vendido o dado de baja, el seguimiento en tiempo y forma, identificar mantenimiento o tener que gastar en reparaciones que pudieron evitarse con trazabilidad o historial de fallas y por último tener que parar la producción para reorganizar el inventario.

La principal diferencia es intuitiva; mientras tu trabajas en hacer otra actividad que requiere más atención un sistema integral de administración y control automatiza y te ahorra este tiempo en vez de tener que dejar de producir, atender a clientes, negociar una alianza, supervisar áreas, entre otras actividades que impactan financieramente en la empresa para llevar el control manual de los bienes.

Principales problemas de la falta de automatización:

Menor eficiencia.
Dificultades en la gestión y seguimiento.
Menor seguridad y control.
Préstamos no retornados.
Movimientos no autorizados.
Activos extraviados.
Activos desaparecidos.

En México y latinoamérica muchas empresas comienzan implementando QR y se migran a usar RFID para operaciones complejas y masivas.

Control de entradas y salidas con QR:

Implementación rápida.
Pocos movimientos masivos.
Inventario rápido y escaneo individual.
Información centralizada en una ficha.
Escaneo fácil desde un smartphone.
Costo de implementación bajo.

Control de entradas y salidas con RFID:

Alto volumen operativo.
Lectura masivas de activos y bienes.
Manejo de almacenes grandes.
Minimización de intervención humana.
Inventario masivo y simultáneo.
Reducción de tiempo y auditorías.
Costo de implementación medio/alto.

Si apenas estás pensando en usar un software es relevante considerar el tamaño de tu inventario, empresa, giro y costo de implementación para migrar a la automatización y digitalización de entradas y salidas.

Señales de que tu empresa necesita un software de entradas y salidas.

La mala gestión de inventario y activo fijo está vinculado al control de entradas y salidas, detectar las causas es difícil cuando no tenemos una trazabilidad completa y usamos más de un programa o herramienta para su gestión.

¿Cuál de estos problemas resuena actualmente con tu empresa?

1.Fugas de capital por reparaciones y gastos no planeados.

2.Datos del número de activos inexactos.

3.Acumulación de activos muertos / productos o insumos echados a perder/ herramientas de trabajo obsoletas o que nunca se usaron.

4.Artículos o bienes almacenados sin seguimiento ni registro.

5.Falta de visibilidad en tiempo real, es decir, tienes que buscar la información en carpetas, documentos , mensajes o papeles.

6.Compras de emergencia de forma habitual o frecuente.

7.Problemas en los registros por información incompleta o no documentada.

¿Te sonaron algunas de estas señales?

El tiempo que pasa por la indecisión de implementar un software para tus activos deja la brecha abierta para que los errores sigan afectando a la empresa hasta llegar a una auditoría sin previo aviso.

Saaf y el control de entradas y salidas.

El software de administración y control de activo fijo tiene un módulo que ayuda a agilizar el control de cada uno de los movimientos de tu inventario o de tus activos.

¿Cómo lo resuelve Saaf?

Registra cada uno de los movimientos de los activos.
Obtienes un historial completo de cada uno.
Reportes automáticos.
Acceso desde QR que puedes crear dentro del sistema.
Control de custodia y asignación de responsables.
Seguridad para prevenir el phishing con la información cifrada y Token 0auth2.0.

Llevar e implementar estrategias a partir de softwares de administración y control de activo fijo es una necesidad creada por las diversas situaciones en el entorno digital, físico y financiero.

Saaf es un software pensado para centralizar la gestión y control de activos cuidando el cumplimiento normativo, rentabilidad de tu empresa, seguimiento y prevención gracias a cada uno de sus módulos, obtienes capacitación cercana de su personal.

Software para Controlar Entradas y Salidas en Tiempo Real | SAAF

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