El control de activos fijos representa un desafío para organizaciones que administran equipos de cómputo, mobiliario, herramientas o maquinaria. Las etiquetas RFID permiten automatizar la identificación y trazabilidad de estos activos, facilitando los procesos de inventario y control patrimonial.En este artículo explicaremos los distintos tipos, materiales de etiquetas y su aplicación en el proceso de gestión.
¿Qué es una etiqueta RFID?
Usos y aplicaciones comunes de las etiquetas RFID:
| Uso/Aplicación | Descripción |
|---|---|
| Rastreo de mercancía | Permite el seguimiento en tiempo real de productos. |
| Control de inventario | Facilita la gestión y conteo de existencias. |
| Seguimiento de activos | Monitoreo de la ubicación y estado de equipos y bienes. |
| Control de entradas y salidas | Administración de movimientos de artículos, equipo y stock. |
| Tarjetas de transporte | Utilizadas para sistemas de pago y acceso en transporte público. |
| Accesos a edificios | Gestión de entrada y salida de personal o vehículos en inmuebles. |
| Identificación de seres vivos | Aplicado en mascotas y ganado para su identificación única. |
| Registro de producción | Documentación de fechas y procesos en la cadena de producción. |
| Control de materiales | Gestión eficiente de insumos y materias primas. |
Es una herramienta y dispositivo electrónico compuesto por un pequeño microchip y antena, utiliza ondas de radio para identificar, rastrear y almacenar datos de objetos, animales o personas.
La tecnología RFID comienza desde el sector logístico en defensa y seguridad como la gestión de almacén, distribución y control de sistemas.
Usos y aplicaciones comunes:
La tecnoloǵia de etiquetas RFID tiene una serie de ventajas para obtener información en tiempo real, como;
Tipos de etiquetas.
Tipos de etiquetas RFID y sus características:
| Tipo de Etiqueta | Características Principales |
|---|---|
| De Papel | Bajo costo, peso ligero, fácil impresión. Uso temporal, baja resistencia a humedad y golpes. |
| De Poliéster | Buen equilibrio costo-resistencia. Resistencia al desgaste y moderada a la humedad. Ideal para uso interior. |
| De Polipropileno | Mayor flexibilidad y resistencia química moderada. Mejor comportamiento frente a la humedad, apta para condiciones exigentes. |
| Encapsuladas en Plástico Rígido | Alta resistencia a impactos y mayor protección del chip. Diseñadas para entornos demandantes y uso en exteriores. |
| Para Superficies Metálicas | Diseñadas con materiales aislantes para funcionar sobre metal. Mantienen lectura efectiva en entornos industriales metálicos. |
Etiquetas RFID de papel
Son utilizadas principalmente en aplicaciones temporales o de corta duración.
Características:
Limitaciones:
Etiquetas RFID de poliéster
El poliéster es uno de los materiales más utilizados para activos fijos debido a su equilibrio entre costo y resistencia.
Características:
Etiquetas RFID de polipropileno
Ofrecen una resistencia superior frente a condiciones ambientales más exigentes.
Características:
Etiquetas RFID encapsuladas en plástico rígido
Estas etiquetas cuentan con una estructura protectora diseñada para entornos de trabajo más demandantes.
Características:
Etiquetas RFID para superficies metálicas
Las superficies metálicas pueden interferir con las señales de radiofrecuencia. Por ello existen etiquetas especialmente diseñadas para este tipo de activos.
Características:
Proceso de implementación
Antes de implementar esta tecnología la empresa debe garantizar que cuenta con la infraestructura TI, la puede darle a la empresa la capacidad de procesar, almacenar e integrar datos adicionales producidos por la tecnología, si no se cuenta con esa estructura la inversión debe ser desde recursos técnicos, humanos y el tipo de artículos.
Consideraciones y requerimientos para su implementación:
La implementación de RFID en activos fijos suele realizarse en varias etapas para garantizar que la tecnología se adapte a las necesidades de la organización.
| Etapa. | Implementación. |
|---|---|
| 1. Levantamiento y análisis de activos | El primer paso consiste en identificar: Cantidad de activos. Tipo de activos (equipos de cómputo, mobiliario, maquinaria, herramientas, etc.). Ubicaciones donde se encuentran. Condiciones ambientales (interior, exterior, humedad, metal, temperatura). |
| 2. Selección de etiquetas RFID | Material de fabricación. Resistencia requerida. Compatibilidad con superficies metálicas. Distancia de lectura necesaria. Durabilidad esperada. |
| 3. Configuración del sistema de gestión | Código único de cada etiqueta RFID. Datos del activo. Ubicación. Responsable. Estado del bien. |
| 4. Etiquetado de los activos | Durante esta etapa se verifica: Correcta adhesión o instalación. Lectura adecuada de la etiqueta. Asociación correcta entre activo y etiqueta. |
| 5. Pruebas de lectura | Alcance de lectura. Velocidad de captura. Interferencias. Funcionamiento en diferentes áreas. |
| 6. Capacitación de usuarios | Uso de lectores RFID. Realización de inventarios. Consulta de información. Procedimientos de auditoría. |
| 7. Operación y seguimiento | Inventarios periódicos. Validación de ubicaciones. Control de movimientos. Auditorías patrimoniales. Actualización de información de activos. |
La empresa debe estar preparada para sobrellevar el periodo de introducción de sus activos totales, ya que, requiere tiempo de operación al inicio de su implementación.
Proceso de gestión de activos fijos
Componentes clave en el proceso de gestión de activos fijos con RFID:
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Lectores RFID | Dispositivos portátiles o fijos que emiten ondas de radio para leer la información de las etiquetas. |
| Etiquetas RFID | Microchips con antenas que se adhieren a los activos. Almacenan datos y se activan por la señal del lector. |
| Software | Sistema centralizado (ej. SAAF) que recibe, organiza y procesa los datos de las etiquetas para monitoreo, reportes y alertas. |
La gestión de inventarios es un proceso interno y uno de los más importantes ya que se invierten recursos financieros y tiempo de producción u operación, puede descuidarse si no se cuenta con un registro actualizado de movimientos e información completa en tiempo real.
La gestión de activos RFID automatiza este proceso facilitando la información completa y segura de acuerdo a nivel de acceso, está solución combina hardware, etiquetas y lectores con software de seguimiento de activos y capacidades de integración.
Estos son los componentes que se involucran en el proceso:
Lectores RFID:
Pueden ser portátiles o estar instalados en puntos estratégicos.
Etiquetas RFID:
Se adhieren o se integran a los activos , dependiendo del tipo de etiqueta contienen batería propia o se activan cuando el lector manda una señal.
Software: Es el encargado de recibir los datos, centralizar y organizar la información para detectar anomalías y generar alertas o reportes. Un software como SAAF centraliza la información, es multi plataforma, se integra con otros sistemas, genera reportes automáticos y lo más importante usa token y niveles de jerarquía a los accesos.
¿Cómo funciona?
Etiquetado y enrolamiento. (Colocación de la etiqueta y registro de información).
Lectura y captura de datos.
Sincronización y procesamiento.
Monitoreo y análisis.
Mantenimiento y ciclo de vida. (Si los datos están centralizados en un software te permitirá tomar decisiones a partir del análisis de la información).
Aplicación con SAAF y beneficios
El software de activo fijo (SAAF) es un sistema integral que con un enfoque administrativo, contable y de gestión para la toma de decisiones con evidencia documentada de tu equipamiento, además permite integrar tecnologías como QR, RFID y código de barras para identificación y captura de datos en tiempo real.
¿Cómo es el proceso de gestión mediante SAAF y RFID?
Registro del activo en SAAF
Cada activo fijo se registra dentro de SAAF con información como:
Asignación de la etiqueta RFID
Se coloca una etiqueta RFID única sobre el activo.
Lectura mediante dispositivos RFID.
Se usa el lector RFID.
Validación de información en SAAF
La información obtenida por el lector se compara con la base de datos registrada en SAAF.
Actualización y trazabilidad
Una vez procesada la información, SAAF actualiza los registros correspondientes y mantiene un historial para el seguimiento de los activos durante su ciclo de vida.
El conjunto de la tecnología RFID y SAAF es una inversión en tiempo tanto en operación como en un proceso de auditoría, no solamente evita costos dobles o mala gestión manual, asegura los activos de tu empresa gracias a cada uno de los módulos que se adaptan e integran a tu empresa.
Gestión, y control inteligente: SAAF
Beneficios:
-Información del inventario automatizada.
-Datos e información precisa.
-Reducción de errores manuales.
-Mayor trazabilidad.
-Mejor control de ubicaciones y mejor toma de decisiones en base a datos precisos.
-Información centralizada.
-Mayor visibilidad patrimonial.
Ejemplo:
Si una empresa cuenta con 1,500 computadoras distribuidas en distintas oficinas registra cada equipo en SAAF y le asigna una etiqueta RFID. Durante un inventario, los usuarios realizan lecturas de los activos y la información se valida contra la base de datos del sistema. Como resultado, la empresa puede identificar rápidamente qué equipos fueron localizados, cuáles cambiaron de ubicación y cuáles requieren revisión administrativa.
Esto mejora la precisión del inventario y fortalece el control de activos fijos.
Con SAAF obtienes trazabilidad y gestión de tu patrimonio en cada uno de sus procesos.
