Controla el inventario desde un software integral especializado en inventario.
Contenido.
La mayoría de los problemas en el control de inventarios sin importar la industria o el mercado empieza desde la operación humana, es decir, el registro y manipulación manual, exceso o falta de existencias, conteo de activos inexactos que no cuadran con los libros y registros contables.
La respuesta más común o consejo es que se debe “capacitar al personal” o “tener un sistema operativo sin necesidad de usar una herramienta tecnológica” ,pero, la creciente demanda de servicios y productos han cambiado la gestión de activos y recursos usados para producción.
Problemas del control de inventarios en la actualidad.
La falta de visibilidad de información y ubicación de los activos en tiempo real puede traer graves consecuencias, desde multas por incumplimiento hasta robo de inventario.
El miedo a manejar una herramienta o software como saaf se presenta como principal obstáculo y causa de los problemas sobre el patrimonio empresarial.
Saaf funciona como un software de control y administración de cada proceso involucrado en el manejo de activos, además su dashboard es de fácil acceso y manejo intuitivo.
¿Cuál de los siguientes problemas te parece familiar?
- Desconocimiento de la ubicación de activos.
- Inventarios desactualizados.
- Uso excesivo de hojas de cálculo.
- Pérdida de activos.
- Robo de activos.
- Mantenimiento correctivo en el momento.
- Gastos extra no contemplados.
- Falta de seguimiento y rastreo.
- Información desactualizada.
- Activos sin asignación de responsables.
Consecuencias.
Los gastos y costos excesivos son la principal consecuencia de un mal control de inventario así sean 10 activos, la fuga en mantenimiento correctivo, compras extra de activos pérdidos, robados y extraídos silenciosamente por no tener implementado un sistema de seguridad y trazabilidad en tiempo real.
- Activos obsoletos e inservibles.
- Activos fantasma y zombie.
- Aumento de gastos de operación.
- Disminución de productividad.
- Paro operativo y productivo.
- Desabastecimiento.
- Pérdida de competitividad.
- Mala reputación e incumplimiento.
El impacto de costos por un manejo ineficiente varía de acuerdo a la industria y tipos de activos, estos son algunas consecuencias que impactan directamente en los costos:
- Costos de almacenamiento.
- Costos de obsolescencia y deterioro.
- Costos de oportunidad por capital inmovilizado en el inventario.
- Costos administrativos.
Invertir en un sistema y software de activo fijo es una inversión a largo plazo como una estrategia para aumentar la eficiencia y eficacia operativa, productiva, así como el cumplimiento normativo.
Control de inventarios con RFID.
Los sistemas de control con tecnología RFID funciona mediante la identificación mediante radiofrecuencia, es decir, puedes detectar cada activo de tu inventario a distancia sin la necesidad de utilizar la vista en línea directa. La tecnología RFID utiliza etiquetas electrónicas instaladas en los activos, lectores RFID y un software de gestión para capturar información en tiempo real y automatizar los procesos de inventario.
Cada activo recibe una etiqueta RFID única que contiene un código de identificación electrónico.
Ejemplos de activos:
- Computadoras.
- Servidores.
- Herramientas industriales.
- Equipos médicos.
- Mobiliario.
- Vehículos.
- Maquinaria.
¿Cómo funciona el control de inventario con RFID?
Etapa | Función |
| Cada etiqueta queda asociada a la información del activo dentro del sistema. |
| La etiqueta RFID se vincula con datos como número, nombre, serie, ubicación, responsable, vida útil y adquisición. |
| El lector emite ondas electromagnéticas que detectan el tag del RFID, por ejemplo; Un operador puede caminar por una oficina, almacén o planta y capturar cientos de activos en segundos.
|
| Detección de activos obsoletos, nuevos, en mantenimiento, no registrados, movimientos no autorizados y pérdidas. |
| Toda la información como ubicación, responsable, estado y movimientos queda registrada de forma transparente. |
El uso de RFID funciona normalmente de 10 a 15 metros con calidad media y tag semiactivo, puede leer varios activos simultáneamente, si tienes un manejo industrial o mayor a 15 activos es ideal para tu patrimonio empresarial.
Inventario tradicional VS. RFID.
Característica. | Inventario tradicional. | RFID |
Velocidad de captura. | Baja. | Alta. |
Actualización. | Manual. | Automática. |
Trazabilidad. | Limitada. | Completa en tiempo real. |
Visibilidad en tiempo real. | No. | Si. |
Auditorías. | Lentas. | Ágiles. |
¿Cuál es el Retorno de Inversión de RFID?
La implementación de RFID y SAAF permite generar beneficios medibles:
- Menor tiempo de inventario.
- Menos pérdidas de activos.
- Reducción de compras duplicadas.
- Menor carga administrativa.
- Mayor productividad operativa.
- Mejor cumplimiento normativo.
- Auditorías más eficientes.
La inversión se traduce en mayor control, menores costos y una gestión más eficiente del patrimonio empresarial.
Software para controlar el inventario en tiempo real | Saaf
El tiempo que inviertes en un software de activo fijo es menor al tiempo que se invierte al controlar tus activos fijos sin una automatización y falta de tecnología, un software especializado como SAAF – Software de Administración y Control de Activo Fijo permite automatizar procesos, mejorar la trazabilidad y mantener información confiable en tiempo real.
- Activos obsoletos e inservibles.
Cómo lo resuelve SAAF:
- Controla el ciclo de vida completo de cada activo.
- Identifica activos fuera de uso o con baja utilización.
- Registra estado físico, condición y ubicación.
- Facilita procesos de baja, reemplazo o disposición final.
- Genera reportes para la toma de decisiones sobre renovación tecnológica.
Resultado: reducción de costos asociados a equipos que ya no aportan valor al negocio.
- Activos fantasma y activos zombie
Cómo lo resuelve SAAF:
- Inventarios físicos mediante códigos QR y RFID.
- Conciliación automática entre registros y existencia física.
- Identificación inmediata de diferencias de inventario.
- Actualización centralizada de movimientos y cambios de ubicación.
- Historial completo de auditorías.
Resultado: mayor precisión patrimonial y eliminación de inconsistencias contables.
- Aumento de gastos de operación
Cómo lo resuelve SAAF:
- Visibilidad total del inventario disponible.
- Localización rápida de activos.
- Control de asignaciones y préstamos.
- Reducción de compras por desconocimiento del inventario existente.
- Optimización de recursos disponibles.
Resultado: disminución de gastos operativos y mejor aprovechamiento de los activos existentes.
- Disminución de productividad.
Cómo lo resuelve SAAF:
- Consulta inmediata de información de activos.
- Inventarios automatizados con QR y RFID.
- Eliminación de registros manuales en hojas de cálculo.
- Reportes automáticos y actualizados.
Resultado: más tiempo dedicado a actividades productivas y menos tiempo en tareas administrativas.
- Paro operativo y productivo.
Cómo lo resuelve SAAF:
- Control de ubicación y disponibilidad de activos.
- Alertas de mantenimiento preventivo.
- Seguimiento de equipos críticos.
- Planeación de reemplazos y renovaciones.
Resultado: reducción de interrupciones operativas y mayor continuidad del negocio.
- Desabastecimiento.
Cómo lo resuelve SAAF:
- Inventario actualizado en tiempo real.
- Identificación de activos disponibles por ubicación.
- Control de movimientos entre áreas y sucursales.
- Reportes de disponibilidad para la planeación operativa.
Resultado: mejor asignación de recursos y menor riesgo de escasez operativa.
7.Pérdida de competitividad.
Cómo lo resuelve SAAF:
- Reportes de depreciación automáticos.
- Indicadores globales de depreciación y datos del inventario en tiempo real.
- Eficiencia operativa mediante el ahorro de tiempo en registro.
Resultado: Eficiencia operativa, eficacia productiva y manejo de flujo de trabajo con menos interrupciones en tareas repetitivas de inventario.
8.Mala reputación e incumplimiento.
Cómo lo resuelve SAAF:
- Evidencia y reportes documentales completos.
- Historial completo de movimientos.
- Trazabilidad completa de activos.
- Depreciación automática.
Resultado: Mayor posibilidad de éxito en cumplimiento normativo, auditoría más rápida y transparencia.
Ventajas.
Las ventajas del software de activo fijo no sólo se limita al control de tu patrimonio, también en cumplir con la normativa en tiempo y forma, tener preparados los reportes de forma transparente, así como, capacidad de toma de decisiones con evidencia.
- Información centralizada en una sola plataforma.
- Visibilidad total de activos.
- Eliminación de activos fantasma.
- Trazabilidad completa de cada activo.
- Multiplataforma.
- Plataforma personalizada y amigable.
- Capacitación y atención personalizada.
- Prevención de pérdida y robo.
- Localización en tiempo real.
Más allá de controlar inventarios, SAAF transforma los activos fijos en información estratégica para el negocio. Esto permite reducir costos, aumentar la productividad, mejorar la trazabilidad y minimizar riesgos operativos, financieros y de cumplimiento.
Módulos para control de inventario.
Todo sistema, plataforma o software debería tener un dashboard amigable e intuitivo ya que el ahorro de tiempo no sólo debe verse reflejado en el registro y actualización de la información, si no, también en el manejo del mismo y su personalización.
Estos son algunos módulos que todo software para el control de inventario en tiempo real debe tener:
Módulo: | Función: |
Control multiempresa. | Permite administrar y controlar más de una empresa en la misma plataforma. |
Trazabilidad y ubicación. | Ubicación de tus activos e historial de movimientos. |
Gestión de resguardo. | Automatiza los vales de resguardo y conoce su asignación. |
Importación masiva de datos. | Puedes importar bloques de datos desde una hoja de cálculo en vez de registrar manualmente. |
Dashboard Visual. | Interfaz gráfica amigable que permite monitorear en tiempo real tus activos y de forma rápida. |
Cifrado de información punto a punto. | La información del servidor al dispositivo debe estar protegida. |
Actualizaciones constantes. | Al ser una plataforma que funciona con la nube debe mantener actualizaciones conforme su funcionamiento y variables externas. |
Integración Código de barras, QR y RFID. | El sistema debe funcionar e integrar esta tecnología y como plus crear tus propios QR desde la misma. |
Existen otros módulos que todo software y plataforma de gestión de activo fijo para mantener el control de inventario eficientemente debería tener, como:
- Mantenimiento preventivo y correctivo.
- Entradas y salidas.
- Seguridad digital y control de accesos.
SAAF combina gestión y seguridad en todo momento ,tu decides quien ve tu información, decides los niveles de jerarquía y asignan responsables o bajas. Un sistema inteligente y enfocado a cada proceso de tu equipamiento.
