La protección de activos fijos ha evolucionado, protege tus activos con tecnología RFID, QR y trazabilidad en tiempo real.
Contenido.
Implementar tecnologías QR y RFID a la par del software de activo fijo permite mejorar la trazabilidad, automatizar auditorías, y fortalecer la seguridad operativa en tu empresa. Con Saaf puedes centralizar la información de tus activos y tener el control total sobre ellos.
Las pérdidas de activos fijos no sólo son físicas por hurto, extravío, daño, obsolescencia o depreciación, también puedes perderlos por ciberdelincuencia si usan un software o si necesitan el entorno digital y redes para su funcionamiento.
De acuerdo con información de Kaspersky “America Latina registra más de 726 mil ataques a sistemas Linux y 431 mil a mac en un año”.
Pérdidas por ausencia de trazabilidad y seguridad.
La discontinuidad de registrar los activos fijos en celdas deja una brecha de seguridad, en especial para activos que usan entornos digitales, softwares y redes de internet ya que el desuso, falta de atención deja expuesta la vulnerabilidad de los Endpoints que los ciberdelincuentes explotan sistemáticamente.
La trazabilidad es un requisito fundamental para contar con registros que puedan ser auditables y empaten con el inventario físico, a su vez, los equipos abandonados que no son registrados, ni tienen seguimiento representan un riesgo operativo, financiero, reputacional en auditorías y ante el cumplimiento normativo.
¿Cuáles son los errores principales?
- Activos fantasma (extraviados o sin localización): No están físicamente pero siguen registrados en libros contables es causa de pagar impuestos innecesarios.
- Incapacidad de conciliar físicamente el inventario.
- Robo hormiga: Sin monitoreo y seguimiento en tiempo real se puede sustraer y hurtar fácilmente.
- No aplicar medidas de seguridad digital: Los activos en desuso que no llevan un registro en tiempo y forma dejan la puerta abierta a ciberataques.
- Riesgos de seguridad en dispositivos conectados bajo la misma red.
La trazabilidad se ha convertido en un requisito fundamental para:
- Auditorías internas.
- Cumplimiento normativo.
- Control patrimonial.
- Seguridad operativa.
- Protección de datos empresariales.
Errores al administrar activos manualmente.
- Pérdida de activos por falta de trazabilidad: La falta de evidencia y documentación en tiempo real provoca equipos extraviados, hurtados, duplicados y gastos en mantenimiento correctivo.
- Errores en capturas y registros: Las inconsistencias manuales se reflejan en registros incompletos o incorrectos de número de serie, fechas equivocadas, asignaciones erróneas e incluso pequeños errores que afectan directamente a la conciliación bancaria.
- Inventarios físicos lentos: El tiempo invertido en llevar el control de un inventario necesita horas, personal, revisiones repetidas y conteos físicos para verificar la información.
- Confundir el registro contable con el control operativo: El área contable debe llevar un registro de los activos para fines de depreciación que aveces no empatan con los activos que el área operativa cree tener en planta por lo tanto no hay una veracidad ni verdad paralela.
- Falta de visibilidad en tiempo real: La automatización es importante ya que te permite tener un resumen global de tus activos y saber exactamente datos financieros, operativos y productivos en un solo lugar, en cambio, si llevas el registro manual debes buscar en cada sitio o herramienta información y esto requiere tiempo.
- Dependencia de las hojas de cálculo: Llenar manualmente información requiere tiempo, atención constante y supervisión, ya que postergar el registro trae consigo activos que no están en registros contables o físicamente.
- Falta de historial y seguimiento: La administración manual no es perfecta y pueden haber omisiones de información como el historial de movimientos, reparaciones, responsables, cambios de ubicación, vida útil, entre otros.
- Baja capacidad de crecimiento: A medida que la empresa crece ,también crecen las necesidades como mayor cantidad de activos, más personal, más movimientos operativos que aumentan el riesgo por el control manual.
- Vulnerabilidad digital: Las actividades ilícitas empiezan desde las conexiones a internet, robo de identidad o robo financiero, así es como el uso de un software con medidas de seguridad suficientes para proteger tu identidad y darte la trazabilidad completa son dos capas necesarias que debes implementar.
Control y localización por medio de QR y RFID.
Las empresas con mayor número de activos son más propensas a errores humanos, ciberdelincuencia y a tener multas por falta de cumplimiento normativo si no buscan más herramientas o la mejor forma de llevar la gestión y control de forma centralizada.
Estos problemas se pueden reducir por medio de;
- Código de barras: Localizar información de un activo como número de activo, serie, ubicación o datos cortos.
- Código QR: Permite almacenar información relevante del activo y datos que involucran la gestión del mismo, pueden guardar hasta 7089 caracteres, además son de lectura rápida.
- RFID: Por medio de ondas de radiofrecuencia permiten la lectura masiva sin contacto visual directo y actualización en tiempo real.
- Software de administración de activo fijo: Centraliza la información e integra tecnoloǵias en software y hardware para trazabilidad y gestión de tu patrimonio empresarial. Saaf centraliza y mantiene tus activos seguros.
Tanto los códigos QR y RFID son empleados ya que integran tecnologías basadas en control, reducción de pérdidas por falta de visibilidad completa y documentación de la información, a su vez reducen los errores y omisiones humanas al momento de llevar el seguimiento, administración, control y gestión de los mismos.
¿Cómo ayudan los QR y RFID a mantener seguros tus activos fijos?
- Identificación única de cada activo.
- Control de accesos y responsables.
- Automatización de captura de información.
- Auditorías más seguras por la trazabilidad y documentación.
Los RFID en especial funcionan como otra capa de seguridad por los siguientes motivos:
- Monitoreo automatizado en tiempo real.
- Prevención de robo de dispositivos.
- Mayor trazabilidad e infraestructura TI.
- Protección contra activos no autorizados o sospechosos.
Los riesgos de no digitalizar el control de tus activos comienzan desde equipos no rastreados, robo de dispositivos, mal uso de dispositivos, fugas de información, activos fuera de control, inventarios desactualizados, vulnerabilidades en datos sensibles y riesgos operativos.
Ciberseguridad y Trazabilidad con Saaf: Funcionalidades.
El software de activo fijo integra medidas de seguridad contemplando los procesos y las áreas vinculadas de tu empresa.
Saaf permite llevar el control desde una plataforma centralizada mediante:
- Historial completo de entradas y salidas.
- Integración QR, RFID para detección automática.
- Control de accesos y permisos.
- Evidencia digital para auditorías.
- Monitoreo en tiempo real.
- Centralización de información operativa y financiera.
Saaf integra capas de ciberseguridad como:
Certificados SSL:
Garantiza que los datos viajen de forma cifrada ante el usuario y el servidor.
Oauth 2.0:
Funcionan como token de protocolo para acceder a recursos protegidos, tienen una caducidad, los permisos son revocables y lo más importante, el acceso no contiene la contraseña o id de tu sesión.
Información guardada en la nube AWS:
Protege la estructura global por sus herramientas de identidad y acceso (IAM), protección de datos en tránsito o reposo y es altamente resiliente para altos requerimientos.
Ventajas competitivas de Saaf:
- Reducción de pérdidas de activos.
- Mejorar auditorías.
- Automatizar inventarios.
- Fortalecer la ciberseguridad.
- Centralizar la gestión patrimonial.
- Obtener trazabilidad completa en tiempo real.
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RFID vs código QR: ¿qué tecnología es mejor para activos fijos?
