Automatiza el inventario de activos fijos y mejora la eficiencia operativa
Los códigos QR y RFID han transformado la forma en que las empresas administran sus activos fijos, permitiendo automatizar inventarios, mejorar la trazabilidad y reducir errores humanos. Actualmente, las organizaciones pierden tiempo y recursos debido a procesos manuales que dificultan el control patrimonial y la visibilidad de los bienes.
Implementar un software de gestión de activos fijos junto con tecnologías de identificación como QR y RFID permite centralizar la información, agilizar auditorías y optimizar la toma de decisiones.
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Contenido.
Definición de Control de activo fijo.
El control de activos fijos es un proceso administrativo y contable con el proceso de registrar, rastrear,evaluar los activos y su vida útil para evitar pérdidas, fallas en la producción o evitar parar la productividad y las operaciones en una empresa por fallas en sus bienes.
La gestión moderna conocida como “Gestión de activos empresariales EAM” tiene como objetivo agilizar la identificación y flujo de trabajo a través de códigos de barras, QR y RFID para rastrear equipos de forma masiva, dependiendo de las necesidades de la empresa.
Las ventajas de actualizar esta tarea suelen ser encontrar la información en un sólo lugar, garantizar el apego a la normativa y tener mayor éxito en las auditorías, lo más importante es tener la capacidad de mitigar el riesgo de robo, extravío, duplicidad y compras innecesarias, resumidamente también es una estrategia silenciosa para reducir costos y gastos.
Control de información con QR y RFID
El control de activo fijo desde códigos QR y RFID agiliza la localización de los mismos, reduciendo el tiempo de levantamiento físico ya que se rastrea información en una sola ficha, los sistemas actualizan al instante la ubicación exacta de los bienes en la instalación y se reducen errores humanos. Para entender cómo funcionan, primero es importante comprender que ambos son un puente de comunicación y un software actúa como el cerebro que centraliza todo.
Las diferencias de controlar los activos desde códigos QR (Quick Response) y RFID (Identificación por radiofrecuencia), mientras que los códigos QR funcionan como línea de visión directa y usa tinta ya que es impreso, el código RFID funciona con tags y ondas de radio que permiten leer decenas de etiquetas simultáneamente.
Tabla comparativa QR vs. RFID:
Característica | QR | RFID |
|---|---|---|
Línea de Visión | El smartphone o lector debe apuntar directamente al código. | Puede leer a través de paredes ligeras. |
Velocidad de conteo | Uno por uno. | Masiva. |
Distancia de Lectura | Máximo 1 metro. | Media larga 12 a 15 metros. |
Costos | Precio accesible. | Moderado (dependiendo de tags y lectores). |
Resistencia | Si se raya o rompe se pierde la lectura fácilmente. | Muy resistente. |
Gestión y control inteligente en un software.
Después de tomar en cuenta ciertos puntos como el tipo de activos de la empresa, los objetivos que se tienen al implementar o migrar la información a un software, El costo de la implementación y la seguridad de accesos, así como capacitación de personal se debe considerar la agilización de reportes para auditoría.
El software es el encargado de centralizar toda la información relevante para el control y gestión de los activos, su función en conjunto de los códigos QR y RFID es el identificador del activo mediante un número de rastreo.
A continuación se detallan las ventajas el software una vez que ya recibió el ID:
- Obtienes trazabilidad de ciclo de vida de tu activo por el control de la orden de compra, asignación de responsables, movimientos de sucursales si es que aplica y la baja definitiva.
- La depreciación automática si es que se puede dentro del software seleccionado, de acuerdo a las reglas cargadas en el sistema.
- El software almacena información de la vida útil del activo, por ejemplo, si le toca mantenimiento o no.
Beneficios de la trazabilidad en el control de activos fijos.
La trazabilidad permite conocer en todo momento qué ocurrió con un activo, quién lo utilizó, dónde se encuentra y cuál es su estado actual.
Implementar trazabilidad mediante RFID, QR y un software de gestión de activos ofrece ventajas como:
- Reducción de pérdidas patrimoniales.
- Mayor control operativo.
- Disminución de errores humanos.
- Historial completo de movimientos.
- Mejor preparación para auditorías.
- Cumplimiento normativo.
Además, la automatización de inventarios puede reducir hasta un 80% los errores de captura y disminuir significativamente los tiempos destinados al levantamiento físico de activos.
Flujo de control y gestión de activos fijos con QR.
QR: La tecnología QR es una alternativa accesible para empresas que buscan mejorar la administración de activos sin realizar grandes inversiones en infraestructura.
El flujo de control con QR se divide en las siguientes etapas:
- Creación y etiquetado: Desde el software de activo fijo puedes crear tu código QR para impresión y lectura. La ventaja es que la información y el activo fijo ya quedan vinculados.
El software genera un código alfanumérico, se transforma en una matriz que suele contener un enlace web encriptado.
- Lectura y consulta: Al escanear el QR se redirige a la base de datos con la información actualizada.
- Actualización de información: Los movimientos, cambios de ubicación y asignaciones quedan registrados dentros del sistema.
- Trazabilidad y reporte: Se genera a partir de una bitácora debido a que cada vez que se realiza un escaneo se crea un historial funcional para auditoría.
Flujo de control y gestión de activos fijos con RFID.
A diferencia del código QR ,el RFID funciona con tags o etiquetas que pueden leerse inclusive a distancias largas.
El flujo de control con un RFID desde cero funciona de la siguiente manera:
- Programación de las etiquetas TAGS: Mediante una impresora especial para RFID se genera un código único llamado EPC, directamente en la memoria del RFID
- Activación: Se utiliza un lector handheld especial para rastrear el activo.
- Captura automática: El lector recibe las señales de varios tags al mismo tiempo y la sincronización con el software.
- Filtrado: El sistema elimina lecturas duplicadas y actualiza automáticamente los registros.
Diversos proyectos de implementación RFID han demostrado reducciones de hasta 90% en los tiempos de inventario comparados con procesos manuales tradicionales.
En resumen, QR resulta ideal para organizaciones con menor volumen de activos y RFID para empresas que requieren velocidad, automatización y control masivo.
Soluciones de los módulos de automatización con Saaf.
El software de activo fijo tiene la finalidad de integrar soluciones a través de cada módulo para controlar y gestionar los bienes de tu empresa, en el módulo de activos puedes encontrar lo siguiente:
- Total de activos.
- Monto total de los activos
- Responsable o custodio de cada activo
- Cambios realizados.
- Puedes generar y regenerar el código QR y código de barras.
- Depreciación, es decir, si está depreciado o no.
- Información a detalle del activo.
SAAF centraliza toda la información de los activos en una única plataforma para facilitar el control patrimonial y la gestión operativa.
¿Cómo automatizar el control de activos fijos con RFID y QR ?
Control y trazabilidad en tiempo real: Software de Activo fijo.
