Descubre la unión de la tecnología para control patrimonial inteligente en un solo sistema: SAAF
Contenido.
Comprender cómo funciona la tecnología RFID en empresas permite mejorar el control de activos, automatizar inventarios y aumentar la trazabilidad de los bienes patrimoniales.
Cada año, miles de empresas en Latinoamérica pierden millones de dólares sin saberlo. No por fraude, no por mala gestión financiera, sino por algo mucho más cotidiano: no saben exactamente dónde están sus activos, en qué condición se encuentran ni quién los tiene.
Uno de los obstáculos que se presentan al momento de implementar una herramienta de gestión de activos fijos es el miedo al cambio y al fracaso, seguido del presupuesto ajustado que muchas organizaciones tienen contemplados para más inversiones que sumadas se resumen en crear una operación eficiente y eficaz con tecnología.
Tecnología RFID
No es una tecnología nueva ya que era usada en el desarrollo de la segunda guerra mundial para rastrear vagones, funciona a través de la identificación de objetos por medio de radiofrecuencia la cual se compone de un lector handheld RFID, el microchip y la antena.
¿Dónde se almacenan los datos?
Es capaz de transmitir los datos que se almacenan mediante señales señales de radiofrecuencia, esta información está guardada en una etiqueta que la vez se integra a un software que permite modificar la información, conocer la ubicación de los objetos, asignar y delegar responsabilidades, lo más importante que es evitar activos fantasma o hurtos.
A diferencia de los códigos de barras tradicionales, RFID no requiere contacto visual directo para realizar una lectura. Esto permite identificar múltiples activos simultáneamente, incluso cuando se encuentran dentro de cajas, almacenes o áreas de difícil acceso.
Una etiqueta RFID puede contener datos como:
Número de identificación.
Descripción del activo.
Ubicación.
Responsable asignado.
Fecha de adquisición.
Estado operativo.
¿Cómo funciona la tecnología RFID para empresas?
El impacto es positivo y no es tan difícil adecuarse a el ya que son tareas repetitivas como si las realizaran personas de operación asignadas pero a través de algoritmos y lógica.
Estos son los pasos:
1. Identificación del activo
Cada activo fijo recibe una etiqueta RFID única que funciona como una identificación digital permanente.
Por ejemplo:
Computadoras.
Servidores.
Maquinaria industrial.
Herramientas.
Vehículos.
Mobiliario.
Equipos médicos.
2. Captura de información
Cuando un lector RFID se acerca a los activos etiquetados, envía una señal de radio que activa las etiquetas y recupera la información almacenada.
La lectura puede realizarse:
De forma manual.
Mediante dispositivos móviles.
Con lectores fijos instalados en accesos o almacenes.
3. Envío de datos al sistema
La información capturada se transmite automáticamente al software de administración de activos.
Esto permite actualizar registros en tiempo real sin necesidad de capturas manuales.
4. Generación de reportes y control
El sistema procesa la información para generar:
Inventarios automáticos.
Reportes de ubicación.
Movimientos de activos.
Historial de cambios.
Alertas de incidencias.
Auditorías patrimoniales.
Aplicaciones en las empresas.
El uso de RFID permite la identificación rápida de artículos sin tener que acercar directamente a la etiqueta, es decir, no necesita una lectura de vista directa, el lector puede identificar los objetos.
Etiquetas baja frecuencia: Animales, seguimiento de barricas de cerveza, llave de automóviles, chips de mascotas, tarjetas de transporte público y aquellas que utilizan una frecuencia de 13,56 KHZ.
Etiquetas de frecuencia alta: Son las más implementadas para rastreo de una cantidad mayor de bienes como bibliotecas para el seguimiento de los libros, aeropuertos, tiendas departamentales, edificios de oficinas, entre otros.
Sin embargo el uso de RFID también puede categorizarse por industrias, las cuales son;
Retail y moda: Usan esta tecnología para automatización de información en base a su inventario.
Logística y cadena de suministro: Rastreo de paquetes de distribución para seguridad, reducción de errores y ahorro de tiempo.
Automotriz: Desde el inventario de automóviles hasta sus autopartes.
Salud: Rastreo de inventario, maquinas de laboratorio, medicamentos, muebles, control de muestras biológicas y administración de un hospital. Entretenimiento y eventos: Control de accesos, cobro son contacto, personificación de la experiencia de usuario e inventario.
Usos específicos:
Uso | Función |
Gestión de inventarios | Conteos masivos. Actualización automática de existencias. Mayor precisión en almacenes. Reducción de errores humanos. |
Control de herramientas y equipos | Manufactura. Construcción. Minería. Energía. |
Control de acceso | Instalaciones. Áreas restringidas. Vehículos. Centros de distribución. |
La mayoría de las industrias necesita la tecnología RFID para rastreo y control de inventario en tiempo real, sin embargo adoptan la misma para otros usos como accesos y seguridad hasta personificación de su experiencia hacia el cliente.
Beneficios:
Mayor visibilidad patrimonial.
Inventarios más rápidos.
Menor riesgo de extravío.
Información actualizada en tiempo real.
Problemas que ayuda a resolver la tecnología RFID
La mayoría de los inconvenientes que surgen en una empresa es la consecuencia de la falta de visibilidad y gestión en tiempo real.
Pérdida de activos:
Los activos extraviados representan costos importantes para las empresas.
Con RFID es posible identificar rápidamente la última ubicación registrada de cada activo.
Inventarios manuales y lentos:
Los conteos físicos tradicionales pueden requerir días o incluso semanas.
Lectura uno a uno:
Con RFID, cientos o miles de activos pueden registrarse en cuestión de minutos.
Información desactualizada:
La captura automática elimina gran parte de los errores derivados de registros manuales.
Falta de trazabilidad y registro:
Cada movimiento queda registrado dentro del sistema, permitiendo conocer el historial completo del activo.
Costos y gastos operativos elevados:
La automatización reduce tiempo, recursos y actividades administrativas repetitivas.
Hurtos internos:
Se registra cada movimiento de entradas y salidas de los bienes como mecanismo de seguridad y en apoyo a un software permite ver los custodios responsables.
¿Cómo ayuda SAAF a aprovechar la tecnología RFID?
La tecnología RFID alcanza su máximo potencial cuando se integra con una plataforma especializada en administración de activos fijos.
SAAF permite centralizar toda la información obtenida mediante RFID para convertirla en datos estratégicos para la empresa.
Inventarios más rápidos y precisos
Los lectores RFID pueden capturar cientos de activos en segundos y registrar automáticamente la información dentro de SAAF.
Trazabilidad completa del activo
SAAF almacena el historial de:
Altas.
Bajas.
Transferencias.
Cambios de ubicación.
Responsables.
Mantenimientos.
Localización eficiente
La integración con RFID facilita la identificación de activos dentro de diferentes áreas, sucursales o centros de trabajo además de ser multiplataforma con tu usuario puedes administrar más de un centro o empresa.
Auditorías:
La empresa puede realizar conciliaciones físicas de manera más rápida y con menor margen de error.
Depreciación:
El software tiene reglas de depreciación configuradas, sin embargo permite configurar nuevas reglas para una depreciación automática.
Mayor control operativo
Los responsables cuentan con información actualizada para tomar decisiones relacionadas con:
Reposición de activos.
Entradas y salidas.
Mantenimiento preventivo.
Optimización de recursos.
Planeación presupuestal.
Ejemplo:
Una empresa realiza un inventario anual y detecta que varios equipos registrados contablemente ya no existen físicamente. Mediante etiquetas RFID integradas con SAAF, los activos pueden identificarse durante el levantamiento de inventario y detectar de inmediato diferencias entre los registros y la realidad operativa, reduciendo activos fantasma y mejorando la conciliación patrimonial.
SAAF es una solución en conjunto con códigos QR o etiquetas RFID para control y rastreo de la información. La tecnología RFID se ha convertido en una herramienta clave para las empresas que buscan mejorar el control de activos fijos, optimizar inventarios y aumentar la eficiencia operativa pero debe ser integrada con software que cubra todas las necesidades de cada procesos de los bienes y de la compañía.
Este no es un problema de las personas. Es un problema de procesos y tecnología. Y tiene solución.
La tecnología RFID, combinada con un software especializado como SAAF , está ayudando a empresas de manufactura, salud, logística y energía en toda la región a tomar el control real de sus activos —sin inventarios manuales, sin inconsistencias contables y sin sorpresas en auditorías.
Etiquetas RFID para activos fijos: materiales, gestión de activos y aplicación con SAAF.
