El mantenimiento de activos es una estrategia que requiere de orden y planeación continua, ya que evita fallos, compras dobles, duplicidades y compras innecesarias. Pero sin una forma eficaz de hacerlo es una carga de trabajo administrativa demasiado pesada. Consulta el software de activo fijo y crea una estrategia inteligente.
Contenido.
Mantenimiento preventivo vs. Mantenimiento correctivo.
El mantenimiento preventivo es una estrategia planificada que consiste en realizar intervenciones a través de inspecciones a los activos de acuerdo al registro de su estado o ciclo de vida actual, por ejemplo, cambios de aceite, cambios de piezas o reemplazo de piezas. Es una estrategia para identificar y corregir fallas que pueden ser problemas potenciales o graves para la producción o uso de recursos que la empresa necesita para operar.
Cuando hablamos del mantenimiento correctivo al contrario del preventivo este se realiza una vez que ha ocurrido una falla con el objetivo de devolver el activo a su estado original mediante reparaciones o modificaciones,es decir,se realiza cuando ya hay fallas, no antes, los errores más comunes del mantenimiento correctivo pueden ser falta de planificación, diagnóstico deficiente y la ausencia de registro o historial.
El mantenimiento preventivo es más rentable y previene fallas o problemas potenciales mientras que el correctivo solo aplica cuando el daño existe, sucedió, por lo tanto es más caro al ser una falla inesperada.
Errores comunes en el mantenimiento de activos fijos.
- No llevar registros históricos: Sin un historial detallado es imposible identificar patrones de fallas y hacer una planeación para prevenirlas.
- Postergar reparaciones: Caer en el círculo de “mañana lo hago” solo retrasa el mantenimiento y puede ser más costoso al no prevenirlo.
- El síndrome del bombero: Hacer reparaciones solamente a los activos que ya tienen fallas sin una planificación preventiva.
- No llevar un presupuesto: Tener el enfoque solo en el costo inicial y no en los beneficios del mantenimiento total a largo plazo.
- Falta de capacidad del personal: Un personal sin conocimientos necesarios puede resultar un gasto mayor, es importante considerar la correcta capacitación de personal.
- No realizar inventarios físicos periódicos: La falta de revisión de inventarios y no llevar un historial de los mismos puede afectar los registros contables.
- Falta de comunicación entre áreas: Una comunicación deficiente entre departamentos o áreas causa diferencias de registros o conocimientos sobre el estado de los activos y afecta a los datos operativos, lo cual causa una diferencia con los datos contables.
- Depreciación incorrecta: Sin información concisa y certera de acuerdo al historial de activos existen diferencias sobre la aplicación de tasas que afecta la valoración financiera y pago de impuestos.
¿Qué es la regla 80/20 en mantenimiento?
También conocida como la ley de pareto establece que el 80% de los problemas (fallas, tiempos de inactividad, costos) son causados sólo por el 20% de las acciones, por ejemplo;
El 20% de tus máquinas generan el 80% de las paradas de producción.
El 20% de las fallas causan el 80% de los problemas operativos.
Es importante enfocar los recursos en equipos o fallas que generan la mayor parte de los problemas actuales de tu empresa.
El error más común es la mal interpretación ya que muchos piensan que ese 20% aplica para el esfuerzo y se logra el 80% de los resultados, sin embargo los porcentajes aplican para causas y efectos, más no, en la cantidad de esfuerzo.
¿Cómo hacer mantenimiento preventivo desde un software?
Lo principal es escoger un software que se adapte a las necesidades de tu empresa, este es un proceso paso a paso común en la mayoría de los software:
- Registra los activos; Debes ingresar cada equipo con datos como modelo, ubicación, intervalo de mantenimiento, tipo de uso y costos.
- Víncula los activos con custodios o responsables de los activos y sus cambios,
- Genera un plan de mantenimiento preventivo: Define tareas periódicas, inspecciones y establece intervalos.
- Crea órdenes de trabajo y programa las órdenes de trabajo.
- Ejecuta y registra el resultado.
- Analiza y crea estrategias de mejora a partir de dashboard amigables.
El software de activo fijo centraliza esta información, de uso intuitivo y con un dashboard personalizable, además puedes importar datos y exportarlos.
Beneficios de hacer mantenimiento en un software.
Uno de los principales beneficios es ahorrar tiempo, a su vez, reducción de tiempo de inactividad, prevenir fallas, tener la información centralizada y en tiempo real, otros beneficios son;
- Mayor disponibilidad operativa.
- Reducción de costos.
- Toma de decisiones basadas en datos.
- Alargamiento de la vida útil.
- Cumplimiento normativo y auditoría.
- Control de inventarios en tiempo real.
- Accesibilidad y movilidad.
- Optimización de recursos.
Considera que la implementación de un software para llevar a cabo el mantenimiento preventivo es una necesidad que ayudará a prevenir problemas que afecten tu operación.
Tips para cambiar hacia un software de activo fijo.
- Define necesidades y objetivos claros. define los KPI´S y considera si necesitas una gestión de proyectos.
- Elige un software con las características completas, por ejemplo, sistema amigable y entendible, dashboard amigable y personalizable, cálculo de depreciación, vales de resguardo, datos en tiempo real, control de accesos a información, nube y reportes en tiempo real.
- Limpia y repara los datos que no son funcionales antes de migrar.
- Implementa seguimiento desde el software o tecnologías adicionales.
- Migra en fases y no toda la información de golpe.
- Capacita a tu equipo en conjunto del software.
- Asegura procesos y protocolos desde el inicio.
- Valida la información y optimiza constantemente de acuerdo a los responsables.
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