Llevar a cabo el control y mantenimiento de activos fijos en una empresa puede ser un círculo sin fin. ¿Te imaginas tener todas tus operaciones de gestión y control de tus activos fijos centralizadas?
Contenido.
Actualmente la etapa comercial y empresarial de la cual muchos llaman “inmediatez” depender de hojas de cálculo tradicionales es aceptar que nuestra información podría llegar a tener errores comunes de mantenimiento, como, realizar compras de emergencia, gastar en un activo nuevo cuando pudo haberse dado el mantenimiento al obsoleto, es decir, los errores van desde duplicados hasta tener registrados activos que físicamente ya no existen.
Ventajas de un software de activo fijo en el mantenimiento de activos.
El software de activo fijo es un sistema inteligente que integra desde aspectos fiscales o normativa, mantenimiento de los activos fijos, conocimiento de la vida útil y administrativos de la organización.
¿Cuántas horas, días o semanas te llevaría volver a registrar tus activos manualmente?
Costo de un mal mantenimiento.
¿Cuánto tiempo de producción le cuesta a tu empresa una maquina parada? ¿Laptops descompuestas? o ¿Una flotilla fallando al mismo tiempo?.
El mantenimiento de activo fijo no es opcional, debe ser una acción prioritaria que no debe faltar en tu empresa, sin embargo ,muchas veces el registro complica más el proceso ya que el llenado manual por miedo a cambiar a un software que automatiza el mantenimiento de tus activos en términos de información como lo son; vida útil, entradas de activos nuevos, venta de activos o salidas contables. El no cambiar por miedo a las herramientas podría traerte consecuencias más graves. ¿Sabes cómo beneficia a tu empresa el uso de SAAF?
El software de administración y control de activo fijo SAAF; nace a través de más de 30 años de experiencia en la práctica de servicios de valuación financiera, inmobiliaria e industrial. Es un sistema que comprende que más allá de sólo registrar activos en un libro, es conocer la trazabilidad de cada uno.
¿Cuáles son las ventajas competitivas de saaf?
- Conoce la ubicación de tus activos.
- Gestiona usuarios y proveedores.
- Gestión de vales de resguardo.
- Dashboard personalizable.
- Depreciación automática con reglas ya cargadas en el sistema (puedes hacer otras reglas).
- Acceso a activos desde código QR.
- Código de barras.
- Plataforma multiempresa.
- Información actualizada del valor de tus activos.
- Conoce el porcentaje de activos depreciandose.
Además desde la plataforma, puedes gestionar usuarios con roles específicos, asegurando que cada colaborador tenga acceso solo a lo que le corresponde. Este ecosistema permite integrar múltiples empresas y departamentos, facilitando una visión global o granular según lo necesites.
¿Por qué gestionar los activos fijos en tu empresa?:
- Detectar cambios en los activos o problemas recurrentes.
- Alta y baja en tiempo real.
- Gestión de seguridad ante una auditoría (esto ayuda a detectar los activos obsoletos o rotos ,los cuales deben darse de baja).
- Conoce el valor real de tus activos.
- Optimización de tiempo.
- Cumplimiento normativo.
Importancia de gestionar los activos fijos de tu empresa con el software de activo fijo:
- Optimización financiera; Conoce cuánto vale realmente cada uno de tus activos y evita el pago de seguros o impuestos de activos que ya no existen.
- Centraliza tus activos: Tus activos fijos los podrás visualizar en un sólo lugar.
- Optimización de tiempo: Genera eficiencia y eficacia en los procesos administrativos de registro, altas y bajas de activos. Accede desde un QR a toda la información de tu activo y evita buscar durante un período largo un activo que posiblemente no existe.
- Historial completo: Puedes conocer la información de cada uno de tus activos , por ejemplo, número de serie, marca, modelo, fecha de compra y facturas.
- Prolongación de la vida útil: Al conocer la vida útil de tu activo podrás decidir cuándo realizar mantenimiento. Además puedes programar el mantenimiento a múltiples activos a la vez.
- Evita compras de emergencia: Si conoces la vida y estado actual de tu activo fijo, puede evitar compras de emergencia y llevar a cabo el mantenimiento de cada uno.
El software tiene reglas precargadas, sin embargo puedes crear tus reglas de depreciación de acuerdo a la normativa.
Del mantenimiento Reactivo al Proactivo:
El peor error es dar mantenimiento a un activo o varios activos al final cuando ya están por ser inservibles, es clave entender los momentos cruciales del ciclo de vida de los activos fijos para evitar reparaciones costosas y en el peor de los casos, reparaciones y compras de emergencia.
Un software especializado como SAAF permite gestionar 3 niveles clave:
- Mantenimiento preventivo: Consiste en una programación de revisiones periódicas basadas en tiempo y uso.
- Mantenimiento correctivo: Registro de reparaciones inmediatas y reparaciones de prioridad media, por ejemplo, no es lo mismo tener que cambiar una tarjeta madre a limpiar el disipador de una cpu.
- Mantenimiento predictivo: Aquel que se realiza basándose en el historial de un activo.
Trazabilidad y Control
Ventajas que hacen a SAAF un software escencial:
Componente | Función | Ventaja |
Generación de Códigos QR y Código de barras | Crear etiquetas únicas para cada bien. | Puedes acceder a la información total de tus activos desde el Código con wiffi, sin wiffi sólo en texto plano. |
EndPoints para integración | Comunicación segura entre el software de activo fijo y otros sistemas | Es una puerta de entrada que sirve para gestionar los cuales usan permisos para controlar que usuarios o aplicaciones pueden acceder y a que información. |
Dashboard SAAF | Es un panel personalizable, proporciona lo relevante con gráficas y datos reales. | Asignación global y el conocimiento de cuántos activos fijos requieren reparaciones hoy. |
Historial completo | Puedes ver el historial e información completa de cada activo como número de serie, fecha de compra, factura y modelo con fotos adjuntas. | Tienes la información relevante en un solo lugar y módulo sin salir a otra herramienta. |
Una empresa que implementa una tecnología con códigos QR para gestionar sus activos que además le permitirá tener una trazabilidad, hacer reportes de depreciación en tiempo real tiene más probabilidades de tener menos errores o 0 errores en una auditoria, es necesario hacer una prevención gestionando tus activos de forma correcta.
Seguridad al usar el software de activo fijo:
El software le ofrece a tu empresa seguridad a través de un token Oauth2 los cuales eliminan la necesidad de que las aplicaciones manejen credenciales de usuarios y así reducir las posibilidades de phishing, es decir suplantar la identidad de una empresa, también es usada en sistemas bancarios y otro tipo de empresas, además el uso de buenas prácticas como certificados SSL para HTTPS la cual cifra la conexión entre el navegador del usuario y el servidor web que protege datos sensibles así como, la contraseña alfa numérica.
¡Gestionar y dar mantenimiento de forma funcional tus activos y tu empresa es una necesidad, no un lujo!
Es momento de darle a tus activos la importancia que merecen. Visita Software Activo Fijo y solicita una asesoría personalizada para descubrir cómo podemos adaptar SAAF a las necesidades específicas de tu organización.
Un software permite programar actividades, controlar órdenes de trabajo, registrar incidencias, monitorear costos y generar historial de mantenimiento, facilitando una gestión más eficiente y reduciendo el riesgo de fallas operativas.
Un software especializado puede gestionar mantenimiento preventivo, correctivo, predictivo y basado en condiciones, centralizando toda la información relacionada con los activos.
Al automatizar calendarios de mantenimiento, generar alertas y dar seguimiento a las tareas pendientes, el software disminuye la probabilidad de averías por falta de inspección o atención oportuna.
El mantenimiento preventivo ayuda a reducir tiempos de inactividad, disminuir costos de reparación, mejorar la productividad, prolongar la vida útil de los activos y optimizar la planificación operativa.
El sistema permite crear, asignar, monitorear y cerrar órdenes de trabajo digitales, registrando responsables, fechas, evidencias, costos y resultados de cada intervención.
