El seguimiento y actualización de tu inventario o de tu stock mediante un software y automatización garantiza la reducción de errores humanos hasta el éxito en una auditoría.
¿Necesitas mejorar la eficiencia operativa y empresarial?
Contenido.
Definición de inventario.
Un inventario es una herramienta para llevar el control y gestión de bienes dentro de una empresa. Un inventario en tiempo real es un sistema integral que sigue cada movimiento de un activo desde que ingresa a las instalaciones hasta que es dado de baja de los libros contables o simplemente es eliminado por obsolescencia.
El inventario en tiempo real elimina el registro manual de cada operación del activo y centraliza la información dentro de un software enfocado en el control de activos fijos.
Conoce Saaf: Software de administración y control de activo fijo.
¿Sigues haciendo un registro manual de productos?
Evolución del control de inventario.
El control de inventario no es nuevo ya que desde hace más de 5,000 años, los egipcios y sumerios lo utilizaban para almacenar alimentos y granos con la finalidad de controlar los niveles de insumos y sobrevivir a sequías o hambrunas.
En babilonia se encontraron tablillas que documentan transacciones y listas de alimentos que eran almacenados en bienes, los templos además de ser centros religiosos funcionaban como bancos y almacenes. Después durante la época colonial los exploradores europeos y las compañias comerciales comenzaron a llevar un inventario preciso de mercancías que transportaban y comercializaban en los territorios.
El sistema de control de inventario moderno surgió hasta la “Revolución industrial” debido a la producción masiva que generó la necesidad de gestionar cantidades grandes de materias primas, este sistema generó un beneficio de ahorro significativo en la eficiencia operativa y además reducción de tiempo.
En el siglo XX con los cambios significativos y demanda de productos aparece el lote económico, sistema ABC y la afectación por la depresión de los 30, finalmente en la actualidad las necesidades han cambiado a lograr ahorrar ese tiempo administrativo y maximizar la operación a través de ERP’S o softwares integrales de gestión y control de inventarios, siempre y cuando se cumpla con la normativa.
El inventario en tiempo real como estrategia.
El control y gestión de inventario participa en el cumplimiento y abastecimiento de pedidos de parte de los usuarios, clientes y los personajes que participan en el intercambio comercial de la empresa, sin un manejo eficiente del inventario los minoristas no podrían optimizar ese tiempo, también la empresa puede enfrentarse a una reducción de productividad o una reducción operativa y pérdidas por falta de actualización manual.
Sin un registro y gestión del inventario inclusive podría desarrollarse de forma errónea la estrategia de precios al no saber si existe un stock o si se tienen los recursos limitados para cubrir las necesidades de los clientes, es decir, por esta parte si se realiza de forma correcta permite una estrategia de venta al por menor omnicanal.
Para que funcione como una estrategia de venta sin importar la industria consiste en usar un software integral para monitorear y actualizar en automático y de forma continua el stock, como enfoque en la depreciación, consiste en un cálculo automático por medio de la configuración de reglas de depreciación cargadas en el sistema, esto se convierte también en una estrategia para cumplimiento normativo y evitar multas futuras por no tener el inventario actualizado.
En resumen, al tener el inventario bajo control en un sistema integral se logra obtener una visión completa y en tiempo real de los activos nuevos, en mantenimiento, activos en depreciación y aquellos que ya deben ser dados de bajo o eliminados. Es un plus ya que el retorno de inversión aunque es intangible puede reflejarse en el cumplimiento fiscal, abastecimiento para ventas y en la eficiencia operativa y productiva de tu empresa.
¿Cuánto tiempo te llevaría volver a registrar todos tus activos de forma manual?
Entradas y salidas con QR y RFID.
Primero es importante definir que cuando hablamos de las entradas y salidas de inventario son todos los movimientos que realiza un activo dentro de la empresa. Una forma de automatizar las entradas y salidas de tus activos es mediante códigos QR y RFID el cual funciona como un sistema de control en tiempo real.
RFID(radiofrecuencia) :
Son usados para identificar y rastrear los activos o bienes de forma masiva y en cuestión de milisegundos, son empleados en los principales accesos. Funcionan a través de etiquetas adheridas y lectores especiales de RFID.
“De acuerdo con IBM, la tecnología RFID puede reducir los tiempos de inventario hasta un 95% frente a procesos manuales.”
QR (Quick response):
Son códigos que almacenan información como numero de activo, descripción, ubicación, responsable y el estado, es de fácil adopción ya que pueden ser escaneados desde un celular o lector y son una herramienta ideal para codificar diversos tipos de datos.
Diferencia estratégica entre QR y RFID:
Usar los códigos QR son ideales para empresas que buscan;
- Digitalizar inventarios rápidamente.
- Reducir errores manuales.
- Tener bajo costo de implementación.
- Automatizar procesos rutinarios.
¿En donde funcionan bien?
- Oficinas.
- Escuelas.
- Pymes.
- Inventarios administrativos.
RFID están diseñados para operaciones más grandes con más activos y que requieren:
- Automatización avanzada.
- Monitoreo en tiempo real.
- Lectura masiva.
- Alta velocidad operativa.
¿En dónde son utilizados?
- Centros de distribución.
- Hospitales.
- Manufactura.
- Retail.
- Logística.
- Empresas con múltiples cedes.
¿Estás listo para digitalizar tu inventario?
Top softwares para el inventario en tiempo real.
Conoce los principales 4 jinetes del activo fijo e inventario en tiempo real:
- Saaf: Es un software integral de administración y control de activos fijos después de una trayectoria de más de 30 años en la valuación de activos tangibles e intangibles y se enfoca en el monitoreo en tiempo real mediante:
QR
Código de barras.
Multi Ubicación.
Su ventaja competitiva es:
Depreciación fiscal y contable.
Resguardos.
Trazabilidad de activos.
Inventarios físicos.
Entradas y sálidas en tiempo real.
Es decir, combina el control financiero, operativo y el inventario en tiempo real en una sola plataforma. - Asset Panda: Es uno de los grandes conocidos globalmente enfocado en asset tracking, es decir, el proceso de rastreo y control de activos.
Sus funciones destacadas son:
Escaneo QR y RFID.
App móvil.
Auditorías.
Workflows automatizados.
Control de mantenimiento.
Reportes avanzados.
Es ideal para empresas medianas y grandes con una ventaja en mobile-first. - EZOfficeInventory: Especializado en el seguimiento y control de inventario.
Entre sus funciones clave y destacadas están:
Inventario en tiempo real.
RFID y Código QR.
Reservas y préstamos.
Auditorías automatizadas.
Historial de movimientos.
Es ideal para empresas con activos moviles, equipos operativos, universidades y hospitales. Además es excelente para el control de préstamos y trazabilidad operacional.
Snipe-It: Como plataforma de open source funciona para la administración de activos TI e inventarios.
Sus características principales y funciones destacadas son:
Check in/check out.
Escaneo QR.
Control de usuarios.
Inventarios TI.
Gestión de licencias.
Historial de activos.
Se enfoca en departamentos TI, empresas tecnológicas y con una ventaja de open source totalmente configurable.
Saaf es el indicado si buscas una combinación maestra de control y gestión de inventario, activos fijos y financiero. Si buscas actualizarte a una estrategia más sólida y actual recuerda que debe permitirte tener el inventario en tiempo real, control con RFID o QR, automatización, movilidad, analítica y trazabilidad completa.
Microsoft indica que “la visibilidad en tiempo real permite tomar decisiones empresariales más rápidas y precisas.”
¿Estás listo para dar el siguiente paso?
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Gestión de Activos Fijos: Estrategias para Maximizar la Vida Útil y Reducir Costos Operativos
