Controlar y gestionar tu inventario es necesario para mantener orden y evitar riesgos, es decir, cuidar parte de la salud financiera de tu empresa.
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¿Qué es el inventario y qué elementos lo componen?
El inventario de activo fijo es el registro y control de los bienes físicos y tangibles que una empresa utiliza para operar a largo plazo, acompañado de la verificación y control de esos bienes que no están a la venta de forma inmediata, los cuales son;
Bienes muebles: Equipos y recursos utilizados en diferentes categorías según su función dentro de la empresa.
Terrenos: Propiedades utilizadas para tareas administrativas, comerciales o productivas.
Maquinaria y equipo de producción: Equipos utilizados en procesos de manufactura, operación y producción.
Equipo de cómputo y sistemas tecnológicos: Computadoras, servidores, impresoras, dispositivos móviles y equipos tecnológicos.
Mobiliario y equipo de oficina: Escritorio, sillas, archiveros y mobiliario corporativo.
Vehículos y equipo de transporte: Automóviles, camionetas, montacargas y unidades de distribución.
Llevar un correcto control de activo fijo permite conocer:
Ubicación del activo.
Responsable o custodio.
Estado físico.
Vida útil.
Valor en libros.
Depreciación acumulada.
Historial de mantenimiento.
Problemática actual en México y en Latinoamérica.
Uno de los problemas críticos es la falta de trazabilidad, es decir, quién lo uso, donde se ha movido, si se depreció o se dio de baja, por esta razón en muchas organizaciones de México y América Latina caen en el “Síndrome de activos fantasma” bienes que aparecen en los libros contables pero físicamente no están.
No contar con un sistema integral que permita gestionar, controlar y tener una trazabilidad de los activos puede derivar en multas severas. Otras problemáticas son la falta de automatización, siguen introduciendo de forma manual los activos, esto causa duplicidad en muchas ocasiones y nula visibilidad para la toma de decisiones en tiempo real.
Problemas más comunes;
Falta de trazabilidad y ubicación.
Ciclos de mantenimiento incompletos.
Errores de depreciación.
Problemáticas de acuerdo a la normativa fiscal y contable.
Activo fijo tratado como dato contable.
Escasa madurez digital.
Problemas por falta de trazabilidad;
Desconocimiento del responsable que uso, movió o manipuló el activo.
Desconocimiento de eliminación, venta o baja en libros contables.
Depreciación desconocida.
Impacto en el Balance General.
Una inversión alta en activo fijo aumenta el valor total de los activos, también tiene impacto directo dado que forma parte clave de los activos no corrientes por que su vida útil supera el año.
Por lo tanto estos son los factores que impactan al balance general;
- Estructura del activo:Refleja el tamaño de negocio o empresa si los datos están desactualizados pueden mostrar información financieramente incorrecta.
- Depreciación acumulada: Si no se realiza el registro a tiempo, el balance muestra un valor neto del activo mayor al real.
- Utilidad y capital: Los activos fantasma inflan los estados financieros, distorsionando la utilidad neta y capital contable.
- Riesgos legales: Multas fiscales por no empatar el inventario físico con el contable.
- Problemas de acreditación de legal estancia: Si los activos son extranjeros y no cuentan con la acreditación y documentación correspondiente pueden ser embargados.
- Fraude y responsabilidad operativa: La falta de control facilita activos que “desaparecen” dentro de la empresa o el hurto y duplicidad de activos, estos trae como consecuencia investigaciones internas o demandas laborales.
¿Por qué es necesario llevar el control de activo fijo en un software?
Introducir datos y llevar registros manuales en hojas de cálculo es un riesgo operativo y al no contar con una herramienta automatizada como Saaf, la empresa puede quedar expuesta a:
- Robo hormiga: Activos sin custodio, responsable, ni etiquetados, los cuales quedan en el limbo y generan gastos o pasan a ser un activo fantasma.
- Compras duplicadas: Compras innecesarias debido a falta de conocimiento de ubicación del activo.
- Falta de pruebas para una auditoría: Caer en una deficiencia de control interno debido a una mala gestión.
- Sesgos de presupuesto: Ocurre por las deficiencias en el control de los activos, se sobreestima la necesidad de nuevas compras o subestima la obsolescencia.
Estos son los riesgos de llevar el control sin un software:
Errores presupuestales: La información incorrecta genera decisiones erróneas sobre nuevas inversiones o reemplazos de activos.
Falta de mantenimiento preventivo: No programar mantenimientos oportunamente puede reducir la vida útil de los activos y aumentar costos operativos.
Depreciación mal calculada: Afecta directamente a la realidad física y contable, por ende también al pago de impuestos y presentación de estados financieros.
Funcionalidades clave del software de activo fijo.
Todo el sistema del software funciona de forma integral ya que cada módulo considera las necesidades que surgen a partir de las problemáticas comunes del control y gestión de activos fijos, por ejemplo el módulo de mantenimiento preventivo/ correctivo, sus funciones son las siguientes:
- Evita que el mantenimiento de activos se olvide o se realice fuera de tiempo.
- Automatiza la generación de órdenes de trabajo.
- Base de datos centralizada.
- Importación/ exportación masiva.
- Valor en libros actualizados en tiempo real.
- Reportes listos.
- Control de vida útil y bajas justificadas.
- Integración de tecnologías QR, RFID y código de barras.
El Software de activo fijo resuelve problemáticas de control de activo fijo al;
- Centralizar la información en un solo sistema.
- Autodocumentar toda la vida útil del activo.
- Automatizar la depreciación y reportes.
- Vincular el activo físico con el responsable.
- Trazabilidad completa de activos.
- Optimización de auditorías y reportes.
Con el software de activo fijo tienes soporte y capacitación por parte de nuestros asesores.
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