El inventario es un patrimonio empresarial para generar ingresos, si no se gestiona de forma eficiente al contrario de generar ingresos, puede generar gastos.
Problemas principales en el control y gestión de activos fijos
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De acuerdo con Anchor Group “El 58% de las empresas opera bajo del 80% de precisión en sus inventarios, esto significa que más de la mitad de las organizaciones distribuidores y minoristas tienen registros que no coinciden con la realidad física de sus almacenes.”
“El 38% de las pymes sufren de exceso de stock por miedo a quedarse sin mercancía debido a la inestabilidad de los proveedores. “
El problema de mala gestión de inventario es una problemática que crece de acuerdo al tamaño de la empresa, pero los factores en el inventario son las siguientes:
1.Exceso de existencias.
2.Stock muerto.
3.Datos de inventarios inexactos.
4.Mala previsión a la demanda.
5.Sistemas de inventarios obsoletos.
6.Retrasos en los pedidos.
7.Mala planificación de la producción.
8.Capital inmovilizado.
9.Fugas productivas.
10.Ineficiencia operativa.
¿Te suena alguno de los problemas anteriores?
¿Qué es un software de inventario?
Es un software de aplicación que automatiza el seguimiento, ubicación, depreciación contable, accesos ,entre otras funciones que requieren atención y actualización en cada movimiento de los activos fijos.
Algunos softwares de activo fijo tienen un plus de cubrir las necesidades repetitivas o comunes, pero es relevante tomar en cuenta otras funciones que podrían quitar una carga de trabajo.
¿Qué funciones debería tener un software?
Funciones que deberías buscar:
Cálculo de depreciación: Existen softwares como Saaf (software de activo fijo) que mediante reglas que ya están configuradas en el software se puede hacer el cálculo automático.
Creación de QR desde su mismo sistema: El escaneo y etiquetado es un proceso que ayuda a rastrear en tiempo real cada activo para fines de auditoría ,monitoreo y mantenimiento.
Integración con otros sistemas: El tener compatibilidad con otros ERPS, CMMS o softwares integrados como Saaf simplifica la migración de datos y la eficiencia de tener la información a la mano.
Dashboard intuitivo y amigable: Tener un dashboard que resuma la información de tus activos en cuanto a depreciación e inventario agiliza inclusive el saber datos globales importantes para las finanzas y salud de tu empresa.
Rentabilidad de implementar un software de activo fijo.
De acuerdo con idc online “El 65% de las empresas cierran operaciones antes de cumplir 5 años ya que es la causa directa de quiebra.”
La rentabilidad se construye al detectar y eliminar las causas que generan ineficiencia en el negocio las cuales son las siguientes:
Ahorro fiscal: Al depurar el inventario y detectar cuales son los activos fantasma puede que el ahorro no se refleje de inmediato pero si se compara con el pago de multas podemos decir que es un ahorro a largo plazo.
Reducción de pérdidas y robos: Para empresas que siguen usando hojas de cálculo la pérdida por falta de registros y actualización de movimientos en los activos podría ser un error bastante caro. Un software de activo fijo actualiza la información del activo al entrar, salir, la asignación de custodios, depreciación, facturas y otros datos.
Productividad del personal: El tiempo es una inversión, por esa razón el ahorrarlo en registrar y actualizar información de cada activo puede ser una tarea rutinaria y tediosa, el automatizar tareas administrativas que tiene un orden y estructura puede ser la punta del iceberg.
4.Extensión de la vida útil: El automatizar mantenimientos preventivos reduce los costos de operación y prolonga su vida útil entre un 20% a 40%.
Funcionalidades clave que debe tener un software de activo fijo.
Un software de activo fijo debe integrar los módulos necesarios para gestionar, controlar, analizar y sobre todo que tenga un dashboard intuitivo y amigable.
Este es el checklist de un software que administre activos:
Importación masiva de datos.
Inventario desde la versión móvil o de fácil acceso a la información de los activos.
Lectura QR y Código de barras.
Geolocalización.
Evidencia documental y trazabilidad.
Asignación de custodios por área y nivel de acceso.
Dashboard en tiempo real.
Reportes exportables.
Integración ERP/ contabilidad.
Depreciación automática.
Transferencias internas.
Bajas y desincorporación.
Multiempresa.
Seguridad con token y seguridad cifrada.
Inventario con QR vs. RFID: ¿Qué conviene más?
Mientras que los RFID son ideales para la logística y la gestión de inventarios de almacén, los códigos QR se enfocan en la lectura de información e interacción con el usuario y se usa para el controlar el acceso a un lugar, a información, páginas u otros datos.
¿Cuáles son sus características distintivas?
QR | RFID |
Bajo costo de etiquetas e impresión. | Mayor costo por las etiquetas RFID y lectores. |
Requiere que cada activo sea escaneado uno por uno. | Lectura masiva y simultánea sin contacto visual directo. |
Puede deteriorarse por uso físico o ambiente. | Tags resistentes y duraderos. |
Fácil integración con software de activo fijo. | Integración avanzada con ERP. |
Ideal para empresas con una cantidad moderada de activos. | Ideal para corporativos con miles de activos. |
Los QR son una opción para empresas que buscan migrar y digitalizar sus procesos en base al control de inventario en tiempo real ya que es fácil de integrar a menor costo de inversión, sin embargo, si requieres una lectura masiva de varios activos y tienes los procesos bien definidos es momento de apostar por el uso de RFID.
¿Cómo funciona Saaf para inventario en tiempo real?
El software de activo fijo controla y administra los activos en tu empresa a través de la trazabilidad desde que es adquirido un activo hasta que es dado de baja, por seguridad de los datos de tu empresa la seguridad está cifrada y puedes otorgar accesos de acuerdo al rol y nivel de vista de cada uno de los custodios o responsables.
Aquí tienes 5 razones para escoger a Saaf como un aliado de control de inventario en tiempo real:
Trazabilidad en tiempo real y visibilidad de todos tus activos: Cada una de las acciones que realicen los custodios o responsables son documentadas y serás alertado mediante las notificaciones del sistema y en tu email. Además saaf te permite conocer en tiempo real;
-Ubicación del activo.
-Responsable asignado.
-Estado operativo.
-Movimiento y transferencias.Optimización de auditorías: El sistema tiene la configuración de reglas de depreciación de activos, además podrás configurar nuevas reglas de depreciación.
Reducción de tiempo: Podrás obtener información de tu inventario desde el inicio del dashboard el cual te hará saber la cantidad de activos en depreciación, el valor total de los activos en tu empresa y además puedes acceder desde el QR o código de barras a la información completa de tu activo. Por lo tanto la compatibilidad con código QR y código de barras ayuda a escanear desde un lector o smartphone, ayuda a reducir errores humanos, actualización automática y mayor precisión en auditorías.
Reducción de pérdidas de activos: Cada vez que se realicen cambios físicos, entradas, salidas, se registran en el sistema, esto permite conocer la ubicación física de tu activo, si necesita mantenimiento, la programación de mantenimiento, el estado y las reparaciones que se han realizado, por que, como se mencionó en el punto 1, saaf te otorga la trazabilidad en tiempo y forma.
Análisis para la toma de decisiones: El software de activo fijo centraliza toda la información necesaria, lo cual te ayudará a tomar mejores decisiones basadas en datos en tiempo real de los activos fijos en tu empresa.
Otros Links:
Sistema de Control de Inventario en Tiempo Real para Empresas
Control y trazabilidad en tiempo real: Software de Activo fijo.
